想成领袖?先瞄准老板身边的位置
 
    想成为领袖,高人一等的格局与视野是决定职涯的关键。但盱衡全局的能力要怎么学?跟在老板身边学!

  而跟随老板出入的特别助理,可以看到董事会的决策机密、谈判桌上的角力竞和、接触层峰、累积人脉……正是一个培养领导者的位置。

  想拥有领导者的视野吗?来试试“特别助理”这行业吧!

  《30》杂志曾报导IBM公司的特助计画,总经理许朱胜从不同部门挑选4位精英,分别跟在他身边3个月学习如何当决策者,这是IBM培养接班人的方法。许多企业也是同样的晋升逻辑,能雀屏中选成特助者,常常是公司有心栽培的领袖。

  特助职位不再专属于世袭接班人,当前许多成功人士都曾担任过特助。例如,现任英特尔总裁暨营运长欧德宁,年轻时被创办人葛洛夫钦点为总裁特助;汇丰投资管理亚太区行政总裁裴布雷(Blair Pickerell),早年也曾是怡和集团(怡富投资前身)主席特助。高阶经理人管理公司,身边特别助理不再只是第二代,而是更具备专业能力的核心幕僚。

  特助的特别历练

  特别助理的待遇不低,但工作负荷量非常大,太平洋SOGO与东森媒体集团的特助都表示手机必须24小时开机待命;也有因公事繁忙,好几年没休长假的例子。但媳妇熬成婆后,未来出路无限宽广,有人另创前程,自己开公司;有的被老板调为手下大将,专司负责统领整个部门;也有人发觉自己善于谋略,乐于维持幕僚的角色。简而言之,历练过特助工作,让你有实力足以适应任何位子。但要如何才能成为特助,获得接班候选人的证明?其工作内容是什么?需要注意的事项为何?本期《30》杂志特地采访各领域特助菁英,分享他们最实时的经验与叮咛,并细细剖析特别助理这条路。

  特助有2种

  特别助理的特别之处,在于其工作“没有固定的业务范围”,小从提鞋、开门,大至企画公司新开发案、沟通各部门,身份随时在变,可以是打杂小弟,也可以是老板的分身,但万变不离其宗:做老板需要的角色。

  1.“执行型”特助

  不过依年资与经历的差别,在业界特助工作大致分为两类:一是“执行型”特助,另一是“决策型”特助。“执行型”特助偏向事务性工作、不涉入决策,却要求绝对的高效率。这类特助通常由资历尚浅的年轻人担任,老板看中的是资质潜力,愿意让他跟在身边学习磨练。

  奥美广告董事长白崇亮曾向媒体透露,他第一份工作就是担任亚洲化学董事长衣治凡的特别助理,顶着政大企研所光环只做收发公文、会议记录等小事,白崇亮却甘之如饴,因为借着看董事长批阅公文,他学习到公司运作背后的逻辑。

  2.“决策型”特助

  “决策型”特助是主子的核心幕僚,传统企业最多这样的例子,他们几乎都是跟着老板十数年的老臣。但近年来,不一定要在固定企业累积10年经历,许多专业人才也能成为“决策型”特助。老板倚赖其专业知识,针对企业的财务、行销、公关等各领域提供建言,某些幕僚型特助甚至下辖有部门,身兼决策与执行两功能。例如太平洋崇光百货董事长特助赖季君,由于之前她在艺廊与基金会的工作经验常与媒体打交道,具公关长才,特被远东集团聘为钟琴的特助,负责内外部公关。

  当特助的3种路径

  1. 成为内部资深菁英

  各家特助被发掘的过程千奇百怪,重点是得到老板欣赏。最常见的途径是部门主管或资深员工被拔擢,这类特助的优势在于“实时可用”,靠着在公司的经验与人脉,协调沟通各部门时才能胜任愉快;也因为受企业文化熏陶较久,与上级之间有共同的目标与默契。

  巨大机械(Giant)的总管理室特助许立忠就是一例,在秘书的职位待了8年之久,对公司的人事部门通熟摸透,巨大机械董事长刘金标看中这点,把品牌行销、人资调度等重任交给他,目前许立忠直接对董事长、总经理负责,还身兼好几个部门业务。

  2. 建立口碑被挖角

  而有时企业必须注入活水,老板会延揽外面人才担任特助,此时除了专业,更重视口碑。2003年钟琴临时接任太平洋SOGO百货董事长,找特助时向朋友探听人选,才挑上赖季君。历任亚洲艺术中心、现代画廊、太平洋文化基金会,赖季君的历届老板都成了她的口碑保证。由于先前工作内容为负责媒体接触,去年记者蜂拥而至要求专访董事长,她都仔细过滤筛选,以免钟琴遭受不必要干扰。

  3. 表现突出被拔擢

  没有主管经历、没有业界长久累积的口碑,初出茅庐的年轻人靠着优异的工作表现,仍有机会担任特别助理。中华电信助理管理师林心如,不过30出头就有4年的特助经验,当初就是因为一份行销研究报告,在会议演示文稿时受到长官赏识,因而拔擢为特助。归纳以上,随时储备自己,在老板面前表现优异,是营造自己被拔擢为特助的不二法门。

  当特助的4大条件

  1. 忠诚度高

  什么是当特助必要的先决条件?巨大机械特助许立忠说:“让老板安心。”一位曾担任知名出版社的特助表示:“你必须取得老板信任!”许多特助都不约而同指出“信任”是主宰特助生涯的关键。

  白话一点,你必须身心都服从老板。特助首重忠诚度,诚意与正直是必要的人格特质;另外,连思维也须以主子为主,在采访过程中,各家特助有志一同地强调“贯彻主管意志”“老板交代的工作就是我的工作”“不陷老板于不义”,像呼口号般,只对老板效忠。

  2. 身段柔软

  另外,身段够软、乐于沟通、甚至安于平淡,都是特助的隐性人格。由于位置特殊,其它同事不免联想特助是拿着鸡毛当令箭、藉皇命以令诸侯,因此低调、设身处地为同事着想都是优秀特助的行事风格,这对协助老板有利无弊。

  3. 高效率

  人际间必须低调随和,工作上,则必须让老板看见你的高效率。东森媒体集团董事长特助苏启鸿用一句话形容特助工作:“你必须有在最短时间内,看出问题、找到答案、用对方法、立刻解决的能力。”老板要的不是一个只会反应问题的人,而是能提出建议方案并执行完成的帮手。

  4. 通才

  没有人能在初担任特助时就具备所有条件,许立忠表示,老板就是一个挖掘不完的宝库,站在主管的角度思考、决策,不只储备特助应有的能力,领导者的风范、视野等素养也会累积。而赖季君认为:“特助是「通才」胜任的职位,不见得适合专才。你可以专研最有兴趣的领域发展成专业,但保持弹性、吸收各类知识将有助生涯发展。”

  当特助的4种态度

  1. 守口如瓶

  由于工作的性质,核心幕僚拥有比别人更多机会接触公司的机密事务,许多重要信息必须守口如瓶。曾在某出版社担任高层主管的特助表示,拿捏说话分寸是一门必学的学问,很多机密从耳边流过,但时机尚未成熟时不宜对同事透露。

  2. 做好情绪管理

  同时在处理直属长官与公司各部门之间的意见时,不但要过滤情绪性的字眼、采用建设性的观点来沟通,当同事在向特助抱怨公司事务时,更要能够了解其中是否有言外之意,否则容易成为其它同事的传声筒,这对于个人与公司均可能造成伤害。尤其特助常需代理高层传达事务、并参与各项会议,因此做为高层分身角色时更要谨言慎行,情绪管理亦是个重要课题。

  3. 察言观色

  学会察言观色也是必要的,对于高层的意见须能确切掌握,若不清楚时应直接询问,切忌揣摩上意,否则很容易有弄巧成拙的情形发生。

  4. 保持弹性

  由于特助处理的事务十分庞杂,对于有心想要学习者是极佳的学习机会,然而有时也要负责如联络、倒水、甚至是提公文包等琐碎的事情,而这些对于身段不够软者容易觉得不耐烦或拉不下脸。然而太平洋崇光百货董事长特助赖季君则认为“身为特助者不要拒绝工作,心态上要像活水一般,永远保持弹性,即使是向3岁小孩也可以学习。”

  当特助的2大风险

  1. 成败全看老板

  特别助理被喻为未来领袖的敲门砖,等于是站在巨人的肩膀上学习,做特助前只会做事,当特助后是看老板怎么安排事。对于当核心幕僚的风险,许立忠有一番见解:“特助这个职位,不是大好,就是大坏,因为接近权力高层,若不用心学习,上面看得很清楚;假若表现得宜,也很容易受到赏识且被拔擢到更高的职位。”

  另外,你要有跟着老板跑的心理准备,老板换人,你也可能失去工作。

  2. 欠缺专业证明

  尤其有些特助不负责固定部门,处理的事务常是价值链中看不到光环的部分,因此转换职涯时往往拿不出具体成果。一名现任政府机关的机要人员,回忆当年担任立委特助时,虽然拥有专业却无执照,自觉中年危机比其它人更早来临。

  不过现在的特助大多身兼二职,既帮老板协调事务,也下辖有部门。这类特助比较没有职涯危机,即便所属高层人员职务有变动,自己在这段期间所累积的无形经验,对下一阶段的职涯发展仍有极大助益。

  特助的3种出路

  1. 原公司担任高阶经理人

  由于跟随高层历练过后,特助的思维、做事及决策力都优于其它竞争对手。别人只会做事,特助却拥有观望大局的视野,适合到公司任一部门当主管,朝向“总”字辈职务迈进。

  2. 自己开公司当老板

  藉由长期贴近观察他人的领导风范,自己实行起来便事半功倍,不须花太多时间摸索,就能成为各领域的佼佼者。例如成立意识型态广告公司的郑松茂董事长,就曾经担任过华商广告的总经理特助。

  3. 继续担任核心幕僚

  许多如金车、东元等传统企业中的特助,一做都是一、二十年,只因他们选对了好企业、跟对好老板。这使得他们在老板身边做核心幕僚,虽然没有耀眼的光环,却仍旧乐在其中。要是能在而立之年就投身特助一职,未来必定是个不容小觑的魅力领袖。(阿里巴巴社区)

 

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