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电子政务信息资源共享的经济学研究

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电子政务信息资源共享的经济学研究 
 
上传时间:2004-10-19
 
 
 
1、为什么要从经济学讨论信息共享?
     1.解决“老大难”问题需要更新观念
     电子政务的信息共享问题已经成为一个老大难问题。这一问题已经讨论了多年,但并未得到很好的解决。人们总喜欢将信息不能充分共享归咎于信息资源的部门所有,解决的办法不外乎是行政命令,领导出面。但是信息共享问题仍未能很好地解决,这不能不引人怀疑,是否我们在信息共享的基本理论上出了问题?在信息共享的基本观念上是否有误区?是否有除了简单的部门利益之外的更深层次的障碍?
     爱因斯坦讲:“我们不能用产生问题的同一思维水平来解决当前的问题”,这就提示我们应当跑出习惯性思维的圈子,从更基本的理论来反省我们的信息共享观念,更多地研究事实,更多地研究实际经验,提升对新规律的认识能力。在这一过程中,经济学的观念与视角无疑会是一种有力的工具。
     电子政务的信息共享不是一件短期行为,而是一项长期服务的业务,对于一项长期业务而言,短期起作用的因素经常会被相反的因素抵消,我们需要透过复杂纷纭的暂时性因素来分析决定系统能否长久生存发展的深层次动力,而经济学思考正好能帮助我们透过现象来看到更本质的东西。
     2.长期业务可持续生存的基础
     电子政务中的信息共享不是一个静态工程,而是一项长久的信息服务业务,它可能会十年、二十年、三十年地生存下去。这样一种长期服务的业务,其运行维护的费用将是巨大的,几十年地维护、完善某种信息共享的服务,对于任何机构来讲都将是一个沉重的包袱,如果这项服务不能带来合理的效益,它将很难持续下去。因此,决定电子政务信息共享服务能否持续的并不是开始的多大决心,而是有无长久的经济合理性,即电子政务信息共享带来的益处能否胜过其带来的长期运行维护的成本负担。
     作为长期服务的电子政务业务,其经济学上的合理性至关重要。人们经常强调电子政务是“一把手工程”,以强调行政领导在推动电子政务项目启动中的关键作用,但是开始的推动者却无法担保项目的长久成功,因为电子政务业务的生命周期经常会有二十年、三十年,要比领导的任期长许多倍,每位后来的“一把手”都有可能来终止、修正前人留下来的做法,唯有经济上合理的业务、收益远远大于成本的业务才可能持续的生存。
     影响电子政务信息资源共享的因素很多,有些是短期起作用的因素,例如起步资金,技术手段等等,这些都很重要,但有了问题还可以在后面纠正,倒是有一些因素看起来没有那么强的作用,但是影响力却非常持久,例如系统运行成本与共享效益不成比例,部门关系失调,缺少有效的社会监督,缺乏自我改善的动力与激励等,这些因素慢慢地产生作用使系统逐渐地瘫痪,这些因素才是影响信息资源系统生存力的关键点。
      总之,对于一个长期运行的业务系统而言,经济学上的合理性是生存的基础,经济学讲究以较少的资源消耗来争取更多的社会与经济效率,而一个得不偿失的系统是不可能长久生存的。我们必须要认真地审视共享方案的经济学合理性,才能保证信息共享的可持续。
     3.信息共享的方案选择是经济效率的选择
      信息共享本身就是一个经济效率选择问题。信息共享不是目的,对于电子政务而言,信息共享只是实现政务目标的工具,一个工具使用到什么程度以及什么时候要换另一种工具,要视工具应用的效率而定,政务目标才是核心,工具的应用完全视其对目标的贡献与成本的关系。由于长期以来,信息技术企业对信息共享过头的宣传使得人们对信息共享的认识绝对化了,人们将信息共享作为一种理想的目标来追求,其结果则必然会迷失原来电子政务的目标。失去了政务目标的信息共享必然失去了其价值评价的标准,信息共享成为超脱于政务目标之上的追求,必然会破坏整体的价值平衡,信息共享成为无效益的奢侈品。
      信息共享是有代价的,随着共享内容的扩大、共享紧密程度的提升,信息共享的成本将是直线上升的,但是共享信息带来的经济、社会效益却会边际效益递减,这样就存在一个转折点,即共享超过一定程度之后就会变成经济上不合算的事情。共享对工作带来的好处将抵不过共享建设、运行、维护成本的增长。将信息共享控制在合理的程度之内将是所有信息共享系统的设计者必须考虑的问题。
      另一个必须强调的问题是资料本身的共享价值是大不一样的。每种信息资料都会有其替代信息来源,这些信息资料的利用价值还要受用户的许多其他条件来决定。另外,不同的信息资料收集、加工的成本也大不一样,应用的价值也随用用户不同而大不相同。所以我们不要设想能够建立一个信息共享的统一大平台,让各路资料一并发挥作用。真正有效的信息共享是一个精确设计的过程,我们需要针对不同的应用与不同的资源而具体设计。一个一个资料地挑选,怎样使最有用的、最有价值的资料处于最方便使用的位置,这也是一个经济学的选择问题,选择是一种智慧劳动的投入,没有精心地设计,精心地建设,精心地改进,任何有效率的信息共享都是不能实现的。信息共享系统不存在一劳永逸的方案,而是一项一项合理的经济学选择的积累。
     二、四种不同的信息资源共享模式
     对电子政务信息共享问题分析过于笼统是未能很好理解信息共享问题的一个原因。不同的信息共享业务类型在用户特点、经济模式、运行机制上都有很大的差别。因此,分开来进行讨论是非常重要的。在这里,我们重点讨论以下四种主要的政府信息资源的共享模式。
     1、政府信息公众开放系统
     政府信息公众开放系统是向公众提供免费信息服务的系统,主要提供以下三类信息内容:
     (1)公告性内容:政府认为应当让公众了解的规范化信息,如政府公告,各种法律、规章、统计数据、政府工作报告,工作规划,司法解释、案例,…各种需要公众理解、配合的情况等等。
     (2)服务性内容:帮助政府改善对社会服务效率的信息服务内容。公众需要与政府打交道的事情很多,例如出生、死亡、婚姻、出入境、纳税、上学、工商登记、办理许可申请,…良好的网上信息沟通渠道会大大提高政府服务的效率,节省公众的大量时间。
     (3)透明性内容:用以提高政府工作的透明度,有利于接受公众的监督,防止政府的腐败。通过公开的政府网站,公众可以查寻政府的工作流程、工作进度,可以了解政府对某些事情的态度,决策过程经费的使用状况,并接收来自公众的批评,除了网络信息提供外,还应有其他一些方式支持公众依申请来取得其有权获取的资料。
     政府的信息公众开往系统是最重要、最基础的政府信息资源的共享系统,政府的各种重要文件、资料、统计数据都会利用这一渠道免费向全社会发布,推动这些重要信息资料的全社会共享,这也是政府向社会信息开放的最重要的渠道。
     政府信息是开放系统强调的是社会效益,要强调对社会的公平,让公众普遍受益。这样的以社会效益为中心的系统考虑的核心应是预定社会效益目标的实现率,特别是实现服务的普遍性,要让尽量多的公众满意。而这对于象中国这样网络、电脑普及率并不高的国家做起来并不容易。我们还必须要考虑其它辅助性的信息服务与沟通的办法,让政务改革造福于更多的人群。
     政府信息向公众的开放是政府所能做的最大信息共享,它将带动各种信息共享模式,取得更大的社会、经济效益。
     2、政府信息资源的增值服务
     政府拥有国家最完整、最庞大的统计系统,在巨大的政府管理业务中,又成为最大规模的工作数据的积累者。政府积累的数据资料遍及各个方面,从地理数据、自然资源到生产、市场、消费、进出口,从出生、求学、就业、卫生、交通到出入境管理…这些大量的数据资料如果能够被社会充分利用,将会对社会经济的发展带来巨大的贡献。
     但是,大部分政府积累的数据资源,并没有为社会很好地利用,这是一种极大的社会资源浪费。
     造成这类信息资源长期闲置的原因很多,首先是政府缺乏向社会提供信息服务的积极观念,很多政府官员并不认识帮助企业发展就是帮助国家经济发展。很多人并没有将改善信息服务与提升国民经济运行效率结合在一起,这导致了这类信息资料的长期闲置。造成政府信息资源闲置的另一个重要原因是没有找到利用这些数据资源进行增值服务的良好模式,无法实现政府信息资源增值服务的规模效益。
     将潜在的信息资源开发成为有规模、有效益的可持续的信息服务产业经常是十分困难的。对某信息资源的一次非常成功有效的利用并不能表示这类的业务就是可持续经营下去的业务。将政府信息资源的个别的应用推进为一项有规模的服务产业完全是一种企业家的创新行为。只有企业家才能非常有效地沟通数据资源与应用需求的联系,进而能创造出有效益的信息服务规模经济。我们可以看到政府信息资源增值服务中的一些难点:
     (1)政府数据资源到用户的应用需求之间有着相当的距离,要将政府信息资料组织到适合应用需求的程度还需要做大量工作,并需要大量的投资,政府难以承担;
     (2)政府信息资源的增值服务存在着极大的市场风险,某类资料有一定的使用价值并不意味着这种资料有市场化经营的价值。成功的业务有赖于企业家的精心挑选,并且还要依赖于企业家的风险承担能力;
     (3)政府虽然熟悉数据,但缺乏应用知识。政府的机制缺乏企业家的创新能力以及缺少持续改进、完善一种变化性很大产品的激励机制。政府无法有效地完成从数据收集直到为最终用户服务的全过程。
     这些问题非常明确的告之我们:在政府信息资源向社会提供增值服务的整个过程中,政府一包到底地提供服务是不经济的。在这个产业链上,政府的优势是做好数据采集端的工作,确保数据的可靠、稳定。而对于这些数据资料的增值应用,则应当交由信息企业、中介机构来做,这些机构有着更好的应用感觉,有着更好的创新能力与企业家机制,而这些特点正是开发应用端业务所不可缺的。政府必须要采取与企业分工合作的方式,才会创造政府信息资源增值服务的高效益。
     3、政策研究信息共享系统
     政策研究信息共享系统是政府内部使用的信息共享系统,服务的对象是各级领导干部、政策研究人员、写作班子以及各有关工作人员,它也成为各级干部学习、提高业务水平的重要工具。政府工作人员利用本系统的目的主要是以下三个方面:
     (1)阅读新闻,认清形势。政府工作人员,特别是领导干部必须有很好的大局感,需要及时了解全球、全国本地区的整体形势。以往这种感觉是通过报刊、电视等传统媒体建立的,但在网络上可以有更综合、更省时、更有效的渠道。一个简洁、重点突出的新闻系统经常是内部网上使用率最高的系统。
     (2)业务学习与专题研究:政府领导机构的工作人员,要用很多的时间来进行政策理论的学习与研究。工作人员除了深入实际调查研究外,还要以大量的来阅读文献、资料、文件及来自有关部门的报告。良好的信息资源共享系统能够把资料的收集、挑选的效率提高许多倍。将那些最重要、最权威的资料集中得好将会得到更大升值。
     (3)工具性资料查询:在政府的日常工作中,会碰到大量的资料查阅、数据引用、文件、讲话的摘引核对,以及历史资料、国际资料的查找工作,这些工作虽然是辅助性的,但也要耗去工作人员大量的工作时间,一个良好的办公数据库系统对于提高领导与研究机构的日常工作效率是很重要的。
     工作人员希望政策研究信息系统要有更多的知识性和启发性。因为政策的确定不是就事论事,并不在于有更多的细节数据,而在于对于相关的问题有着更深刻的理解,重要的是要有见地。领导处事不能头痛医头,脚痛医脚,政策经常是牵一发而动全身的。如果没有对事物的各方面的相互关系深入理解;将无法提出更有效的处理原则。因此,政研信息系统的主要作用是提升人们对问题的理解能力。对问题的理解并不是简单的信息判断,那种以为信息收齐全了,领导就可以对着荧光屏决策了的想法是可笑的。对问题的深入理解是一个思考、领悟的过程,领导人的见识在其中发挥着极大的作用。信息资源系统要成为提高人们见识的重要工具,成为启迪人们思考的重要工具。
     今天,政策研究信息资源系统在应用中碰到的一个新问题是如何降低人们在使用中的时间耗费问题。如果是在二十年前,信息稀缺,而工作人员相对空闲,信息系统建设以资料为中心是合理的,但是在今天,互联网的出现使得资料的稀缺性大大降低,而工作节奏的加快使领导者、工作人员的时间稀缺性大大提升,这使得人们的耐心大大下降,很多耗时的应用变成经济上不合算的,而对时间紧缺的工作人员,政策研究信息系统越来越存在着被冷落的危险。这是在告诉我们,面对着时间昂贵的领导者,降低应用成本的核心是节约用户时间。我们需要一个“以人为本”的系统,以提高最稀缺的资源利用率为核心,即以节省领导人时间为核心来设计系统,让人看得快、看得少,看得精,而不是以资料为核心,提供大量细节,无视用户的时间浪费。
     总之,从用户的立场上来摆正什么是最需节约的稀缺资源,依用户的价值观来设计系统,才能使政策研究信息资源系统成为一个倍受欢迎的系统。
     4.政府业务自动管理系统
     这类系统主要用于政府规范性业务的处理过程中,由基层操作人员来使用。政府的规范性业务很多,例如税收,工商登记、年审,进出口管理,出入境管理、驾驶执照管理等等,一个规范化的自动管理系统会大大提高基层工作人员的工作效率,确保工作质量的规范性,大大减少工作中的失误与漏洞。
     在政府业务自动管理系统中,良好的信息共享与综合能力是提高政府管理能力、提高服务质量的重要武器。在很多情况下,欺骗行为得到了有效的抑制,因为政府系统信息核对能力的增强有效地堵住了很多滋生欺骗行为的漏洞。这使得假增值税、假出口的案件大大减少。同时,信息共享也提高了对用户服务的效率,例如用户用不着反复地输入相同的数据。
     政府业务自动管理中的信息共享与为宏观政策研究的信息共享有着非常不同的特性,设计方法也完全不一样,主要的特点是:
     (1)微观性。业务自动管理中的信息共享是对具体微观对象数据的有效提供。不同的业务系统,信息共享是针对特定主体的相关数据的提供。例如在工商管理中针对每个企业,在驾照管理系统中,针对每个人的行车违章记录。
     (2)流程性。操作业务中的信息共享是纳入固定的流程之中的,它是规范化业务操作中的一个环节,操作者通常是必须引用的。将信息共享操作纳入规范的流程之中,将能有效地提高操作的质量与效率,减少任意性。
     (3)精确性。由于面对的是单独的微观处理对象,所以数据的精准性非常重要,数据不能张冠李戴,数值不能有误,在规范化的业务流程中,基层操作基本是依据对象数据进行逻辑判断处理,因而每一原始数据的出错都可能带来处理结果严重失当。因此数据的精准十分关键。
     这类信息系统信息共享的难点将集中于数据收集系统的建设上。由于信息共享主要是面向微观主体的信息共享,涉及的主体数目经常会极大,例如会涉及数以万计、百万计的企业或个人的资料,这样大规模的实体资料管理、核对,及时维护、更新都会是很艰巨的工作。如果这些数据要来自不同的部门,要确保资料准确,一一对位是不容易的,必须要有精确的设计,精准的管理。
     考虑到政府业务自动化系统会涉及到大规模的数据共享,其建设成本,维护成本都会非常之高,因此信息共享的方案一定要非常精心的设计,每增加一项数据都意味着极大的成本。在数据更新频率,数据精度上,都要非常仔细地设定,不要过度,以免增加不必要的要求而升高系统的成本。
     三、信息共享目标合理性检讨
     不成功的信息共享系统几乎都能找到在共享目标设定时埋下的病根。共享系统的目标是核心种子,种子没有选好,后面再多努力也是图劳。信息共享系统建设要有效,必须从共享目标的优化开始,经济学观点将会有很大帮助。
     1.信息共享怎样才能带来效益?
     通常,我们会这样认识信息共享的好处:(1)信息共享能降低信息重复收集的成本。在我们的政务生活中,资料重复收集的浪费是巨大的;(2)信息共享能大大降低资料的收集与组织成本,一个方便的信息资源共享系统能给研究人员节约大量时间;(3)认真设计好的专用业务系统会因为重要资料的共享而大大提高系统的性能,例如有效的税务信息共享会大大提高对税收诈骗的防范能力,将带来巨大的效益;(4)知识性、资料性的信息共享,能够大大提升工作人员的视野洞察力、远见,并有利于人们创造力的提升,发现新机会,新问题,进而取得新业绩。
     但是,信息共享的效益获取是不容易的事情,必须要有一系列相应环节的配合才能带来最终的效益成果。有很多因素都会影响最后效益的取得,比如:并非所有的信息资料都是有用的,很多资料远不象我们想象的那样有价值。又如,为了利用好某些信息资源,我们需要有知识,有专家,而我们恰恰缺少这样的人才。还有,我们看到了某种机会,但是我们缺少利用这些机会的环境。甚至,信息共享系统节约了工作人员的时间,但是省出来的时间却不知道干些什么。这些情况实际是在告诉我们,粗糙的、孤立的信息共享并没有多大的作用,任何有效的信息共享都要来自有目的的选择,需要有很多的配套。有用的东西必须要组织成系统才会真正有用。因此,信息共享的每一效益都应是精心设计的结果。粗放的信息共享方案是不会有什么作用的。
     2.信息共享的成本讨论
     信息共享是有代价的,它将会随着共享的内容增多,范围增长以及共享的紧密程度而直线上升。其中,信息共享的松散与紧密程度对信息共享的成本有着极大的影响。我们可以将信息共享的紧密程度分成如下的几个级别:
     (1)法律许可。即该信息共享是法律许可的;
     (2)物理连通。即可以通过计算机网络找到该资料;
     (3)标准化文件共享。通过标准化的文件及无数据描述,减少应用逻辑障碍;
     (4)数据库共享。通过有效的数据库系统来提高数据资料的查用效率;
     (5)专门设计的应用系统,通过高效的专用系统程序,实现共享数据的高速、高效应用。
     我们可以很清楚看到,随着共享程度由松散向紧密的提升,信息共享系统的建设与维护成本都将会急剧上升。我们还会看到行政成本也在上升,越是紧密的共享,行政成本越高。我们会看到,数据管理、应用程序开发的成本在上升,数据维护的成本也在上升。除了以上内容外,还有系统安全成本的上升,共享越紧密,系统越复杂,安全性的风险也越大,这也是为什么很多重要的系统不愿意轻易与其他网连接的原因。最后还用应用人员的学习成本,为了有效地利用这种共享系统,有关工作人员需要学习,需要熟悉相应数据的情况,这都是一种成本的上长。
     信息共享的成本上升的曲线与信息共享效益的对比会告诉我们这样一个道理:并不是所有的信息共享在经济上都是合算的,很多信息共享系统是亏损的,其所取得的效益,不足以冲抵该共享系统的建设与维护成本。这是一种过了头的信息共享,信息共享过度在经济上是不合理的。
     3.为什么会出现信息共享过度?
     在信息资源共享系统中,一个常见的失败原因是共享过度。人们对信息孤岛已有很多讨论,但对共享过度却远远重视不足。过度的共享会带来极大的资源浪费,并使得系统长期的经济效率恶化,也是信息共享系统难以推行的重要原因。出现共享过度经常是由于以下一些原因:
     (1)对信息共享的迷信,由于长期以来IT企业对信息共享的过头宣传,使人们对信息共享的认识出现了盲目性,以为信息共享是越多越好,越快越好,而没有意识到信息共享应与效益相匹配,过头的信息共享会带来成本极大升高,困难加重。
     (2)以为信息共享就是效益。把信息共享当成了目标,实际上每一信息共享的效益都需要很多的配套环境,需要设计很多落实效益的相关环节,由于缺少精心的配套设计,并没有获得实在的效益结果。
     (3)共享目标要求提得太轻率,没有认真分析成本。信息共享系统建设的一个困难在于:共享效益的受益单位并不是付出最大数据维护代价的人,共享数据的维护者恰恰得不到好处的人,这种“甲人种树乙人乘凉”的经济负担错位本来有损数据维护者的积极性,加之信息共享的受益者由于不需要负担成本,就可能不负责任地提升数据共享的要求,使得信息共享的数据维护更加困难。
     (4)设计者对共享的成本估计不足。人们容易看到的是设备成本,但对数据支持的工作量往往轻视,特别是对于一个需要几十年如一日的共享数据的维护工作量容易估计过低。另外,对系统复杂化引起的系统安全风险的增大更是缺乏认识,这样很容易低估信息共享的成本,被低估的成本还有行政协调的成本。由于缺少全面的成本观,很容易把共享支持看得太轻易而导致了共享成本失控,共享的经济性恶化。
     上述这些情况告诉我们,要使信息共享真正经济上合理并不是那么容易做的事情,它需要非常精心地选择共享的目标,精心地创造能取得效益的配套环境,精放地设计。
     4.对信息共享目标优化的几点建议
     (1)认真审视共享目标,去掉不合理的要求。例如,在某地方的信用体系建设中,工商局要求税务部门提供企业纳税额,以便作为工商年审依据,但税务部门不同意,因为这涉及企业的商业秘密,不能向外提供。于是双方僵持不下,工作停顿。实际上为了年审,工商局并不需要纳税现额,只要有个完税比例也就行了。将纳税额降为纳税比,税务部门即表示可以考虑,事情就容易多了。
     (2)要精心选择共享的分寸,例如适当的更新频度、适当的共享紧密度,以降低共享系统的建设与运行的成本。在能够满足成本效益目标的情况下,降低共享的紧密程度能够大大降低的成本。例如,在北京市工商与税务的信息共享试验中,就采用了批处理的耦合方式,就能很好地完成任务。如果更改为实时连接,那么系统与运行维护都会复杂得多,不仅成本上升,而且会增大系统维护的难度。无端地增加系统的复杂性带来的损害经常是我们估计不足的。
     (3)采用缓冲区共享的方式,减少大系统的直接交连。大系统之间的直接交连应当尽量地避免,因为这会使系统复杂化,增加系统的不安全因素。通常两系统之间的信息共享都没有那么高的实时性,可以通过缓冲区来隔离一下,在缓冲区内进行信息共享交换,以维护各自系统的安全性。中央各部委的信息共享“外网”可按这样的观念来设计,按照统一的数据结构标准和目录管理规范,各部门系统在一个相对独立的缓冲区平台上交换资料。缓冲区的相对隔离降低了各部委信息共享的紧密度,大大减少了系统的复杂性,减少了相互干扰的安全隐患,这种方案由于对各部委系统配合的同步要求大大降低,进度也会大大加快,成本也会大大降低。
     (4)要远离保密数据的信息共享。保密系统本来就是非常困难、非常复杂的事情,一个系统既要保密、又要信息共享,真是难上加难。从道理上讲,保密的目的就是要限制共享,减少失密,因而系统要越小,越封闭越好,而信息共享系统是要追求资料被更多的人所利用,与保密精神是背离的。由于保密系统将带来全系统成本的急剧上升,所以在缺乏足够经验时,尽量不要涉足含国家机密的领域,要从非密的领域先做,可以从只有一般的工作秘密与商业秘密层次开始,待有了充分的经验之后,再涉足有国家秘密的信息共享系统。
     (5)充分运用好标准化的武器,这是最经济的信息共享途径之一。我们知道,有很多的信息不能共享是由于管理混乱造成的,如果事先有一套明确的标准化规范,那么很多工作就可以事先统一,而为日后的信息共享带来了极大的方便。标准化战略最重要的要求是启动要早,在各个有关部门还没有建立自己的系统之时就提出统一的标准,就可以避免有关部门各行其是,推出不同的标准。如果有关部门已经按自己的标准工作了,那么再改起来困难就大多了,人们都想维护自己已投资的成果,这些都化为信息共享标准化的阻力,这工作很不利。
     四、减少信息共享的行政阻力
     1、信息共享的部门行政阻力来源
     信息共享系统的建设中,会碰到来自部门的行政阻力,这些阻力来自许多方面,有部门利益问题,有观念问题、有信任问题,还有实际工作成本问题,我们不能将之简单地归因于思想问题,想权力寻租。过于简单化的归因不利于问题的解决,实事求是地分析各种问题产生的原因,有针对性地逐一解决才是推进信息共享成功之路。常见的行政阻力来自以下五点:
     (1)有利用本部门信息资源直接获得的渠道
     确实有一些政府部门有利用本部门信息资源获得的渠道,这时部门就会以各种理由来阻碍信息共享。例如,工商登记中的企业名录,可用于企业登记时查企业重名,这是一种收费服务,所以工商部门就不愿意将这种资料提供给税务部门,怕分流了市场。工商局的这种收费是不合理的,尽管它是通过其下层公司来运作,但公司与工商局并没有脱钩,这种不合法的利益关系导致了一些工商部门成为信息共享的阻力。要推动信息共享,必须要切断这种不合法的获利渠道。
     (2)出于维护本部门的权位而阻碍信息共享。
     在政府部门中,信息能力影响着部门的地位与影响力。很多部门都不希望别的部门在得到数据后抢先向领导汇报,所以资料都会在向上汇报之后才向其他部门提供。这些人认为,对资料的封锁会抬高部门的重要性,信息的流转代表着权力的流转,因而对信息共享十分怠慢。
     (3)部门支持信息共享的投入得不到补偿而日渐消极
     为支持信息共享,拥有数据的部门要付出更多的代价,包括人力、财力的耗费,特别当信息共享的支持工作变为一项长期的业务时,将使该部门背上了沉重的负担。如果没有很好的成本补偿措施,任何单位都无法长久支持这项额外的负担。特是如果这是一种过度的共享,看不到显著的效益,该部门的怨气就会直线上升。
     (4)为避免管理上的麻烦和安全风险增加,独立系统都不喜欢直接共享交连。
     一个部门的信息系统越重要,越复杂,领导的责任也越大,就越不喜欢与其他系统有信息共享的连接。因为与任何系统的连接都会增加复杂性,增加系统的不安全,并给开发、维护都增加许多困难。当一个系统的工作十分重要,例如税务系统,主管人员是非常担心系统的安全性,所以他们极不情愿其他系统与之相连,生怕带来不安全的因素(如病毒、黑客、程序故障及各种意想不到的复杂性)。这些担心都是非常合理的,共享方式的设计一定要减少对大系统安全性的干扰。
     (5)为保护已有的投入,而不愿意修改系统来适应信息共享的要求。
     将一个业务信息系统开发、调试到能够正常运行,是要付出极大的努力的,如果此时,要求这些已进入正常运行的系统进行调整和修改,有关的负责人是极不情愿的。因为这种变动会带来很大的修改工作量和系统安全风险,经常对本单位并没有实际效益。很多信息共享的标准化推行碰到的就是这类的阻力,要求一个已在正常运行的系统按你的标准化格式进行修改,通常都十分困难,因此,尽量将共享标准提早到其他部门实际工作之前将能够大大减少工作助力。
     总之,造成行政阻力的原因是多方面的,既有利益关系,又有设计合理化问题,还有上下级与部门之间的信任问题,也有实际工作的成本分摊问题,有待我们根据实际情况对症处理。
     2、减少信息共享行政阻力的八条建议
     (1)政企必须脱钩,杜绝利用政府信息部门获利渠道
     政府的信息资源向社会开放应当是无偿的,政府不能从事信息经营业务,这样才能维持市场秩序的规范和公平。必须要防止政府部门利用自身掌握的信息资源交易获得。对于可进行商业化服务的政府信息资源增值服务业务,应由与政府脱钩的企业来做,政府可通过拍卖等途径将政府的信息资源公平地提供给几家企业来做竞争性服务。政府坚决地与信息企业脱钩是推动该部门将信息资源提供给信息共享系统的关键。
     (2)以政府信息开放来带动信息共享
     政府信息向公众开放是最大的信息共享,这将是一项最基础的国家政策,随着政府改革开放时深入,政府信息开放的力度也会越来越大,开放的资源也会越来越多。部门之间的信息共享反而会比信息开放的工作难做,因为容易涉及到部门之间的利益平衡的问题。为了减少工作的阻力,我们应以信息开放来带动共享。内部的信息共享系统首先要将已开放的数据组织好,让其使用方便起来,实际上对于信息资源的应用来讲,经常是最先开放的信息内容也是共享最需要的。结合信息开放的标准要求来顺带组织信息内部共享平台,工作会比较容易,随着信息开放的加快,共享数据库也就会随着完善起来。先将开放的内容共享环境做好,很容易见效益,这时,经验也多了,进一步增加内容也就容易多了。
     (3)如果一件事情有明确的外部效益,要求各部门提供信息合作,一般都比较容易得到支持。这是因为每个部门都不愿意将最后不成功的原因戴到自己的头上。通常外部目标很明确的任务,共享的数据实际量并不大,支持也比较容易。外部效益十分明显的项目领导容易支持,各部门的积极性容易调动,成功率也比较高。反之,如果外部效果不明确而要求各部门支持就会很困难,一方面部门缺乏信任,另一方面,由于没有方向,共享也容易盲目,这就很难调动各部门的积极性,目标不明的信息共享方案,人们一看便知,不会给予更多的支持,我们必须避免这种局面。
     (4)要创造条件展示各部门作出的贡献
     每个对信息共享系统作出贡献的部门,都希他们所作的努力能得到上级领导的肯定,所以信息共享系统的组织者应想尽一切办法帮助信息共享的支持部门在领导面前展示自己的贡献。例如对数据支持、维护单位署名,对信息共享支持单位进行表彰,尽量将幕后的英雄们推到前台,而这对于维护各共享合作单位的积极性是非常重要的。在可能的情况下,应将各有关部门提供的共享数据组织成有利于评比的形式,以促进部门间的竞争。例如国家拟建立的各部委信息共享的平台,就可以创造出各部委信息资源评比竞争的环境,让有关单位处于竞争评比之中会大大提升工作的积极性进而自觉地改进相关的工作。
     (5)优化信息共享方案,减轻共享支持者的负担
     优化信息共享方案,去掉经济上不合理的共享要求,并要认真调整共享的紧密程度及数据规模,尽一切努力来降低共享支持者的负担。由于信息共享支持工作是一项长久的业务,任何一点数据持续维护工作都会成为日后沉重的负担。所以能减少一点工作量就要减少一点。凡能用批处理维护的,就不要做实时的复杂系统。信息共享的维护难度减一分,信息共享受到的阻力就会减十分。同时我们一定要做好对部门增加的信息维护的工作量的经费支持,补偿其额外增加的开销与劳动力会付出。经费处理得不合理,做得越多越吃亏,信息共享系统就很难持久。
     (6)简化部门间各自系统的藕合方案,减少直接交连,减少安全风险。
     凡建有大型信息系统的部门,普遍担心因信息共享的互联会破坏本系统的安全性,怕影响本系统的正常运转。因此这些大型系统的互连应采用相对松散的结构,以缓冲方式进行必要的隔离。在系统之间设立共享的缓冲区,在缓冲区上交换。由于缓冲区是一种相对松散的标准的接口,共享连接的程序可由各系统自己开发,这样对各系统影响最小,有利于各系统的安全维护,这也是减少部门对信息共享阻力的重要措施。
     (7)及早推行标准化战略
     推行标准化战略是成本非常低的信息共享战略,标准的提出要早于各部门的信息化工程。如果统一标准在先,各部门都会遵守,阻力会很小,这将对信息共享非常有利。如果统一标准过迟,各部门已按自定的标准积累了大量资料,行政阻力就会大大增加。
     (8)用岗位职责、行政要求将信息共享的任务固定下来
     政府公务员的工作是按岗位职责行事的,信息共享的数据支持工作必须要纳入岗位职责,部门任务等制度规定之中才能够持久。初期建立共享系统时,是用临时性任务的方式来组织的,但随后就应当在组织岗位、部门任务、职责规定、行政经费上作及时地调整,并调整行政考核的内容,这些调整做好了,信息共享的支持将被视为是正常的业务,阻力会大大减少,业务也就容易长久坚持下去。早期的政府网站之所以疏于更新与维护是与机制不能及时调整直接相关,我们要吸取这个教训。
     五、政府信息资源的市场化服务
     1、增值信息服务的财政压力
     政府拥有的统计资料与积累的大量工作数据是一座巨大的信息资源宝库,经过增值加工后,可以为社会提供极有价值的服务。但是,政府直接从事这种增值服务的业务还有诸多困难,首先是政府财政难以支持这类的带经营性的业务。政府的财政经费主要用于能使社会公众普遍受益的项目,或者是不便于市场经营而社会公众又十分需要的服务。而大多数利用政府资源的增值服务都是针对某些特殊群体的,通常服务效果是对强者有利而不是支持弱势群体。这类业务本来就可以实现收支平衡,甚至可以获利,因而占用政府财政经费来运作增值服务是不适合的。增值服务应当主要以社会资金来支持。
     政府资金不适于增值信息服务的另一个原因是财政资金不适宜承担经营风险。虽然增值服务有极大的获利可能,但风险也是巨大的,因为并非所有的增值服务都能获利,能获利的只是极小的一部分,而能抓住这样的机会并非政府所长。利用政府信息资源,做一两件有效益的增值服务并不难,但是这产不意味着就能演变为可长久生存的业务,更不意味着能有利润。信息资源的有效应用需要有规模,而要使业务规模能不断扩大又要有利润,将一套信息增值服务业务组织起来是非常不容易的,而这经常不是政府所长。政府财政也很难承受这种业务开发的风险。
     政府财政在信息增值业务开始之时给予一些支持与合作是可行的,但是不适合长久支持这类非普遍受益的增值服务业务。在这里,我们还可以采用企业机制与非赢利组织的模式,要让业务能自我成长而不依赖于政府资金。为此,我们要特别重视市场化的渠道,要依靠政府与企业合作的模式来推动信息增值服务业务的发展。
     2、为什么说信息增值服务是一种创新型业务?
     利用政府信息资源开展增值服务是一种创新行为,这是因为将一种潜在的资源变成实实在在的经济效益本身是十分困难的,需要许多的创新。例如海水中含有巨大的金属宝藏,难道就值得提炼吗?即使是提炼淡水不也是由于发明了廉价的淡水提炼工艺后才成为可能的吗?同样,拥有大量的信息资源到可以找出能够持续经营的增值服务业务之间也是有着巨大的鸿沟,我们的数据资料增加很快,但是有价值、能持续的增值应用业务却非常稀疏,要能将这样的值得开发的业务识别出来,本身就需要有极大的创新能力。
     今天,由于信息技术的大发展带来了社会信息资料的无限膨胀,单纯地提供信息资料已经很难有什么收益了,凡是人们能够看得清效益的应用机会都被人用得差不多了,很多这类的信息服务由于从业者过多,已经降到平均利润率之下。这使得有收益的增值服务主要来自企业家们的创造,它们需要看到别人看不到潜力而又能创造出新的模式将这种潜力挖掘出来。一般人也许会看到有用的个案,有创造力的的人才能看到潜在的业务。企业家能够更好地沟通信息资源与用户潜在需求间的联系,并知道如何对信息资源进行筛选,组织、加工并创造最终能使用户受益的业务。没有企业家创新精神,政府信息资源的增值业务是很难做好的。
     增值服务需要企业家的创新精神不仅仅表现在需要他们来发掘潜在的用户,发扬潜在的需求并发明创造新颖有效的业务模式,还表现需要企业家的成功意志与风险承担能力。信息增值服务是一件风险很大的事情,如果没有企业家的果敢精神,勇于承担风险的能力,政府是做不好的。政府需要与企业来合作,发挥企业家的创新作用,将政府信息资源利用好。
     3、政府机制为什么不适宜创新型业务?
     任何组织机制都有其特定的适应领域,政府和企业都一样。政府主要的作用是向社会提供公用品的服务。政府机制的特点是稳定与规范,政府工作人员工作稳定,经费固定,任何新的经费使用都需申请、逐层审批,需要走一定规范流程,政府工作人员收入与具体业务脱钩。这种机制的优点有利于工作人员在岗位上尽职尽责,但并不支持工作人员创造职责规定外的新业务。这种机制是不适合创新业务的开发的。同样,仿照政府管理模式建立的事业单位,如各级政府的信息中心也存在着创新力不足的问题,信息中心的编制、经费使用同样缺乏灵活性,同样不利于机构的创新活动。由于工资分配也是仿照政府模式,缺乏不断改进的激励,因而信息中心机构也难以抓住机会迅速扩大再生产。影响机构创新能力的另一因素是人事管理制度,是干部的提升文化,这类机构推崇的是稳定、规范与平衡,而这些性格恰恰是创新型人才所不易具备的,因而政府机制、事业单位的机制创新力薄弱是很自然的。
     作为这种机制的对比是企业机制,企业机制更为适应信息增值服务类的增值服务业务。企业可因机会而生,因机会而长,也会因失去机会而停止业务。只要有好机会它就能迅速集资膨胀,迅速扩大再生产。企业机制将能更有效地支持企业家行为,支持企业家承担风险与创造利润。政府机制与企业机制的合作才有利于政府信息资源增值服务业务的发展。
     4.信息增值服务产业链的分工
     从信息资料的收集到最终面向用户的增值服务,是一个很长的产业链,一个机构能否一包到底呢?从经济学上讲,这样做是没有效率的。因为在这个产业链的两端,面对着完全不同的对象和相差极大的工作,它们需要不同的管理模式与管理文化,而任何机构要能同时适应这两种反差极大的管理文化都是极为困难的。在信息资料的收集端,我们强调的是规范化的管理,要将数据原始资料可靠、稳定地收集上来,认真检查、核对,保证数据质量。这是一种非常规范、稳定、按部就班的工作,它非常适合于用政府的规范化机制来运作,以确保年复一年的数据质量的稳定。
     但是在产业链的另一头应用端,我们将要面对千奇百怪的用户的千奇百怪的需求,需要我们来适应多样性。这是一个应用创新的问题,我们需要创造出各种不同的应用模式来应对这种多样性。我们需要学习用户的业务知识,需要深入理解用户的需求,需要深入了解用户的环境进而创造出符合用户要求的新型服务,这是一种发散型的思考,没有创新精神是做不好应用端的工作的。因此产业链的应用端是创新型企业可以大显身手的地方。
     由于信息资源开发利用产业链的两端业务性质不同,所需要的管理模式与管理文化的不同,政府与企业的机制将可以在产业链不同的部分发挥自己的优势。所以政府信息资源的增值服务适于政府与企业联合完成。政府不要试图一包到底完成向最终用户的服务,而应当将数据资源公平地向几家社会企业提供,让这些企业在竞争的环境中完成向用户提供完善服务的任务。
     5.政府信息资源向社会公平提供的重要性
     政府的信息资源应当公平、公正、公开地向若干家信息机构提供,以维护市场竞争的公平环境。只向一家企业提供信息资源是不行的,这样会破坏公平竞争的原则,企业会借助于对信息资源的垄断而获取不正常的利益,而使用户利益受损,并不利于服务质量的提高。政府应当将信息资源提供给几家企业。同时政府必须与这些企业在经济上脱钩,以防止信息资源的不公平交易。政府的信息资源可以采用公开拍卖的方式提供给企业,可以规范地收回部分资金。
     政府信息资源除了向企业提供外,还可以向中介机构等非赢利组织提供。企业愿意承接利用政府信息资源能够获得高利的增值服务,而很多为公众服务的获利机会并不高,则经常由非赢利组织来承担。非赢利组织并不以赢利为目的,它们经常从事获利机会不高的社会公益性服务,政府可以通过税收优惠或其他多种方式来支持非赢利组织的信息增值业务发展,以便于让更多的公众通过这种服务获益。
     不论是企业还是非赢利组织,在接受政府信息资源开展向公众服务的业务时,都需要签署必要的协议,例如信息资源中涉及的企业商业秘密的保护,个人稳私权的保护,维护知识产权与公平竞争的市场法则,对于违反有关协议的企业,政府应当取缔其经营的资格,以维护信息服务市场的规范。
     六、信息共享系统的应用成本
     1.为什么许多领导不用信息资源系统:
     在政府内部资源系统建设中,一个极常见的现象是:尽管我们设计了许多应用功能,但是相当多的领导几乎不用这些系统。为什么精心设计的信息系统经常会受到一些领导与工作人员的冷落呢?
     我们不能用信息意识不强来解释,因为这些领导也在阅读大量资料。我们更不能用经费来解释,因为在政府内部,系统的使用是免费的。工作人员使用不使用信息系统是一种选择,每个人都会有自己特殊的选择,但是,如果很多的人都不热心使用,那就有经济学的规律,即人们从使用中得到的收益,不抵为此应用而付出的成本。我们称这种成本为应用成本。
     尽管内部网络与信息的使用公务员,并不要付账,但是使用者还是要付出极大的时间代价。系统的使用要耗费很多时间,事后对这些资料的理解、消化也需要时间。用户付出的代价还不止这些,还要有学习成本,用户必须要学会怎样使用,还要包括了解某些资料的含义。有时系统的使用方法还会忘记,还要再学习,而这些都是用户所要付出的时间与精力的代价。当用户的时间机会成本很高时,应用这一系统就很容易成为经济上不划算的事情。用户宁可去做更有价值的工作。
     由于政府信息共享系统经常定位于为领导服务,为政策研究者、政策制定者服务,而这些人恰恰是时间极为宝贵的人,这就使得应用成本因对象的特殊性而节节上升,应用成本过高已成为信息资源共享系统在政府重要机构中推广的主要障碍,这便是我们要研究应用成本的主要原因。
     2.资源稀缺重点的转移
     经济学是研究稀缺资源的使用效率的,一种资源越稀缺就越宝贵,我们的工作流程设计经常是以最稀缺的资源为中心,因为这样系统的经济性会更好。在三十年前,计算机是非常缺乏的,整个计算中心的工作就是围绕着几台计算机转,而在今天,计算机已不再那么稀缺了,微机已是人手一台,甚至多台了。资源稀缺状况的变化,将极大地影响着我们工作系统设计的重点。
     多年来经济的发展,人均GDP的提升,信息技术的提升与普及,信息资料的爆炸已使得在信息应用时领域中资源稀缺的重点发生了巨大的变化。过去我们认为非常稀缺的资源,如计算机,如信息资料在今天已不那么稀缺了,而相对的是人们的时间、精力的稀缺性却在大大地上升。人均GDP的翻两翻则说明人们平均的时间价值上升了四倍。而对于政府工作人员来讲,其时间的价值就会更高。社会的组织越完善,越有效,处于组织顶端的决策人物的时间与精力的机会成本越是高得不得了。这告诉我们,领导者、专家们的时间与精力将是更为宝贵的稀缺资源。资源稀缺的重点已经转移到重点人物的身上,这种转移应当极大地影响我们系统设计的方向。
     资源稀缺重点向人的方向转移给我们的最大启示是:我们的信息资源共享系统一定要以节约人的时间与精力为中心,特别是要以节约领导者的时间与精力为中心。尽管信息资料是有价值的,但是要记住领导取得这种资料已经是越来越不困难,领导人的时间却是越来越精贵。信息系统应做成是帮助领导节约时间的系统,而不是无端地增长领导阅读量的系统。信息资源共享系统必须要以人为本,而不是以信息资料为本。这应当是信息资源系统设计思想的大转变。
     3.人们对信息资源系统期望什么?
     人们对信息资源系统还是抱有很高期望,人们期望借助于信息系统能够更好地认清形势,更好地理解所面对的问题,更好地学习与提高业务能力,以及节约在工作中碰到的如资料引证、数据查询所耗费的时间。
     仔细观察人们对信息资源系统的使用过程,我们会看到这些系统的最主要功能是向人们提供一系列供阅读的资料,人们对形势的掌握,对问题的深入理解以及业务能力的提高以及资料的核对查证主要是通过认真阅读有价值的资料本身来得到的,是有效的阅读给人以帮助,信息系统的贡献是帮助找到更有阅读价值的东西。
     从阅读的效率来看,人类的阅读能力几乎没有增长,而且在荧光屏上的阅读效率经常低于印刷品。更重要的是,一个人的每日平均阅读量或时间是有限的,大多数人已处于阅读过载的状态,过量的阅读(文件、资料等),已成为社会的最大浪费,信息系统唯一可做好的事情是改进阅读资料的筛选,让人们读更重要、更有价值的东西,看得少些,看得好些。
     信息系统比传统印刷品是突出的优点是资料可以有更好、更灵活的组织形式,可以运用信息系统的查询能力,更快地找到相关的内容。计算机信息系统的另一个优点是可以很快形成更有表达力的显示形式,这要比印刷品方便得多。信息系统将依赖更好的资料组织与查询能力以及更直观的表达方式来提高阅读资料的质量,以实现让用户看得更好,更有质量,从而提升用户的阅读效率,进而节约用户的宝贵时间。
     4.人们怎样评价信息资源系统的价值?
     信息系统的开发者与信息系统的用户对于信息资源系统的评价方式是大不相同的,系统的开发者认为:信息是资源,我们的信息系统收集了如此多的资料因而是极有价值的,如果这些信息资源都利用起来,将是一笔巨大的财富。但是作为用户却并不这样分析。固然这些资料是有价值的,开发出来是有用的,但是我们真有无限的时间、无限的能力来开发利用它吗?我们至多只能挑选非常少的重要内容来开发利用,其余的根本用不着看,资料如果不看,也就被视为垃圾了。我们看到,信息资料被视为资料还是被视为垃圾,并没有客观的标准,完全是由用户本身的信息利用条件所决定的,用户的行为受到应用条件与时间的制约,来不及利用的信息,只能视为垃圾。这是在提示我们,一个信息系统,如果使用起来不快捷,那将更有可能被用户视为垃圾系统。
     用户与系统开发者对信息系统评价的另一重大不同是对替代渠道的看法。在信息系统开发者眼里,只有计算机信息系统,其他渠道的作用是被视而不见的。但是在应用者那里却不是这样,各种各样的信息渠道都在发生作用。这些渠道包括人与人的对话,包括电视、报刊等传统煤体,还包括手机、电话以及小道消息。在领导急需信息之时,第一反应并不是去查计算机系统,而是召集有关人员来开会,碰情况,这经常是非常有效的办法。於是,在用户的眼中,信息系统有着许多替代品,这些替代品的存在实际上大大拉低了信息系统的价值,如果信息系统的开发者不认识到信息渠道竞争的环境,就不可能为信息系统建立有特色的定位,信息系统的价值就会大大下降了。
     用户总是用自己能否取得的实际效益来判断信息系统是不是可用,要用时间的机会成本来判断是不是垃圾系统,要用最便宜的替代品来判断信息系统的价值,用户不是在孤立的环境中来进行应用选择,是在时间与其它某些重要的条件制约下进行这种选择。这也告诉我们信息系统是处在各种信息渠道的竞争之中,不能闭门造车,要突出其他系统做不到、做不好的事情,信息资源系统才能受到更多的欢迎。
     5.对降低信息资源系统应用成本的建议
     (1).信息浓度比总量更重要。在用户时间日益稀缺的时代,用户查询信息网的时间是非常有限的,必须在用户允许的时限内给出用户最急需的内容。因此信息的浓度远比信息的总量更重要。一定要做好为领导的信息浓缩版。
     (2).第一眼就要看到最主要的内容。领导的时间价值是秒来计算的,必须要珍惜领导的第一秒。要让用户第一眼就看到最关注的内容,在几屏之内就要完成重要的服务。每多翻一屏用户的耐心就可能衰减一半,必须斤斤计较。
     (3).外部重于内部。对于政府内部信息资源共享系统来讲,人们实际最关心的还是外部信息,人们对国际的、全国的、其他地区信息的关注度远胜过对兄弟部门内部信息的关注度。良好的外部信息提供会使系统更受欢迎。
    (4).精品一篇胜百篇。人们阅读时间有限,必须要让人们多读精品。精品会给人们更多帮助与启迪,是人们费力要搜寻的东西。尽量汇集精品,将是政府信息资源系统的重要贡献。
     (5).高度重视对比。信息对比能够让用户看得更快、更有效。所以要特别重视对比信息的组织,例如国家之间的对比、地区之间的对比、产业之间的对比,特别对于省市政府的用户,对于地区对比的信息更是情有独钟,系统要增加对比内容。
     (6).配备各种能节约时间的工具。应当建立良好的工具资料库系统,包括统计资料,文件资料,领导讲话,各种对外合作系统,以帮助工作人员、节省时间。要使信息系统成为节约用户时间的好工具。
     (7).要设计各种简要应用说明,帮助用户节约培训学习时间。用户的培训时间同样是非常重要的应用成本,如果我们能设计很多的辅助工具来帮助用户方便学习、方便记忆,都是对降低应用成本的极大贡献。
     要使信息系统更有价值,必须从珍惜用户的每一秒钟做起。
     七、信息资源系统的机制改进
     1.电子政务机制的共性问题
     在电子政务的推行中,人们经常强调这是“一把手工程”,意思是指电子政务是政府改革的重要举措,必须要有一把手来推动,才能更有成效。但是这种提法也暴露出政府机制在推动电子政务中存在的问题:即一把手的任期是短的,但电子政务的目标实现却是长期的,如何能保证一把手的更迭不致于影响长期的电子政务目标实现呢?
     现在的电子政务项目过分地依赖一把手的支持则很容易形成“形象工程”,人们只考虑当期完成任务,很少考虑长远的后果,这使得电子政务工程很多没有延续性,特别是那些与主要政府任务不那么直接相关的项目。这种项目很容易因一把手更换而终止,新的一把手又会提出新的建设项目,这样前任的成果就流失了,这就很容易产生屡建屡败的现象。
     信息资源共享系统也是这样的项目,建好了,人们会肯定,建不好,政府的工作还照常进行。加之信息资源系统要建好需要长期的改进,如果每一届政府都不把项目的继承摆在前面,任凭成果去流失,那么我们将很难做成良好的系统。为了解决这一问题,我们需要将电子政务系统与政府的长期目标、政府宗旨、政府机构设计、考核办法、监督机制结合起来,通过创造长期的压力来推动需要一届一届政府连续努力的项目持续下去,直至最后成功。
     能使电子政务项目具有连续性的推动力来自两个方面,一是方案设计得好,确实能带来有说服力的效益,不论是社会效益还是经济效益。任何人都不会轻易地中止有效益的项目。另一个推动力应当是借助于制度的力量,制度要求每届政府将该做的事情做好,这些制度包括监督机制,机构责任制以及考核制度,还包括政府信息是公开接受社会舆论的监督,形成一种压力来推动政府完成任务。
     2.立项机制的改进
     电子政务信息资源建设成功与否与政府的投资决策审批机制有极大的关系。相对松懈的投资决策管理必然会带来低质量的电子政务方案出笼,这就会带来许多后来难以弥补的问题。由于政府的奖金管理是管别人的,而电子政务的建设项目是政府自己来使用,这就很自然地会造成约束的放松。约束放松会包含两个方面,一是经费约束放松,系统建设浪费增加,更重要的是对最后目标的放松,这使得系统建设根本达不到予期的目的。由于电子政务的投资主要是事先审批,而事后疏于管理审计,更缺少最后效益跟踪,所以大多数项目建议书都是以“可批性”为中心,而缺乏非常认真的可行性研究。设计单位也只是重视短期起作用的因素,对于长期运行、维护、管理的研究非常缺乏,这都是导致电子政务水平不高的原因。
     政府有关机构对于政府自用的系统投资达不到目标时表现出来的宽容态度也是使投资效果不佳的重要原因。电子政务项目成为共同领导的项目,做不好,不用追究任何人的责任,这就导致很没有能力的人也可以充任项目的领导者,项目不成功,不会有人来追究,只需要制定更大的项目计划,夸更大的海口,争取更多的投资。原来的领导者已经退去,新领导者是不会追究为什么项目做不成的。如果我们不能将电子政务的约束严格化,那么电子政务的项目经费会越要越多,但是成果却没有任何保证。
     怎样加强电子政务投资的硬约束呢?第一是应改善政府的投资监督机制,电子政务中的重大的、长期项目应当由人大等机构来审批。因为这种项目还不仅仅是资金使用的问题,还有一个长期任务的确定的问题,这样的影响长远的任务应当更慎重地立题。
     第二是电子政务项目的立题要公开化,要举行公开的听证会,接受社会的意见,接受社会煤体的监督。通过组织社会的参与不仅会使题目的选择更慎重,而且有利于向社会的宣传,有利于各界的配合。
     第三是建立项目的长期跟踪,对于项目的主管人,主设计师,都要建立相应的责任管理。如果只是集体领导,人们很容易放松对自己的要求,工作的质量就会下降,如果将责任明确下来,并公之于众,这样负责人的压力就会大大增加,这也有利于质量的提高。在审批项目可行性的会议上,专家的态度也必须要有明确的记录,个人的态度应当存档并在以后向社会发布。这样做的结果将会促使专家们更加负起责任,也有利于及早剔除滥竽充数的假专家。
     3.用制度来增强业务的可持续性
     信息资源系统的建设并不是在一届政府的任期中就可以做完的,它需要几届政府机构长期不断地维护、改进与完善。为使下届政府能延续这种努力,从组织上,制度上进行改进是非常必要的,这些改进将有利于业务工作自然延续,不至于因领导人更换而中断。
     对于重大的电子政务,成立专门的组织机构是必要的。用临时抽调人员的办法很难支持好一项长久性的业务。专门机构本身的存在就强化了业务的长久性。该组织的负责人也会自然从长久的眼光来看待部门的工作,业务的长远发展将决定着该机构的前途。
     对于信息共享的配合部门,应当将其应承担的工作在岗位职责,部门工作要求上加以明确化。形成对工作的规范性行政要求,将有利于有关人员不会将之视副业而加以轻视。这些工作都应纳入年终考核的内容,以增强人们的责任感。
     对于政府重要的行政机构,建立CIO制度是有利的,政府CIO制度的设立将会加强信息工作的地位,同时CIO制度的设立也将有利于电子政务项目的可持续性,它时时都在引导信息主管人员从更长远、更整体的观点来思考电子政务的战略战术,从而会增强电子政务有关业务的可持续性。
     增强电子政务业务的可持续性的另一措施是建立完善的用户意见反馈机制,在任何情况下,来自用户的意见、怨言、希望都会形成推动工作的压力。用于政府内部的信息系统更需要有这样的意见反馈机制来听取使用者的反应。意见反馈系统不仅会引导系统改进的方向,同时也是支持系统长期运行、长期改进的重要力量。
     4.关于信息系统维护、改进的长期激励
     一个良好的信息资源系统不是一次就可能设计建设成功的,它是长期的运行中不断改进的结果。这种改进期很长,经常有些系统要经过好几年的改进、磨合,才能真正发挥效用。如何能使一个系统能在好多年的时间内持续有不断改进的积极性呢?
     我们首先要对信息系统的维护改进费用做好出足够的准备,通常我们对这一点的预留是非常不足的,大部分工程承包费用支付完之后,人们经常会发现系统需要改进、完善还需要相当数额的费用,结果电子政务项目外包要求经常变为:“开始时讲不清、结束时讲不完”,这样将极不利于系统的质量改进。将运行维护改进完善的费用准备充足些将是增强项目长久激励能力的一项重要措施。
     政府信息资源管理部门本身的长期改进的激励机制也是一件需要认真探索的事情。在一般的政府机构中,甚至在信息中心这样的非政府组织,长久改进的激励都是一个大问题,我们应当尝试一些机制调整,包括部分的企业化管理,并应建立更直接有效的应用效果测试方法,以便于考核质量,并应建立有效的奖励及惩罚机制。
     由于政府机制在形成改进激励方面的弱点,我们可以考虑将一些信息资源工作外包给专业化的企业来做。外包的优点这一是,可以请到更好的专家来从事这项工作,外包的第二项优点是有着的更好改进激励机制,这将有利于不断改进系统。外包的第三项优点是可以吸收外界的新办法与新经验,而加快信息系统的改进。
     5.CIO机制对提高电子政务工作质量的贡献
     CIO本是企业的最高信息官制度,现在被很多国家用在政府的机构之中。现在国内一些部门也开始建立这种制度。
     CIO的突出贡献是在改善电子政务建设的各种沟通上,而沟通不畅将是信息系统建设不成功的主要原因。
     CIO制度将有利于实现信息系统建设与政府战略目标的对话。在电子政务建设中,电子与政务对话不畅是一个大问题,在领导班子中,有熟悉信息技术应用的人来从事电子与政务的沟通是非常重要的。基层的IT工作人员接触不到政府的高层领导,无法实现有有效的沟通,而CIO可以做到这一点。
     CIO制度有利于实现部门之间的合作,这对于信息资源共享系统非常重要,因为信息共享系统尤其需各部门之间的信息资源合作,由CIO来组织这种合作是合适的。
     CIO制度还有利于信息外包的合作。在信息外包的业务中,沟通领导与IT承包商的协作,即沟通政务与电子的使用,而唯有CIO才是能用电子能听懂的语言讲清楚政府需求与战略的人,CIO在沟通政府与承包商之间起着重要的作用。
     CIO制度另一项优点是推动了电子政务从整体、从长远的目标上来进行系统思考。我们应当看到职务对于在位者的巨大的引导作用,它时时都在影响着CIO的思想方法,使之更有战略性。而作为一个信息技术部门负责人则不容易从战略上来考虑问题,他会认为战略思考是领导的事情,但是CIO就不一样了,CIO已经是高层领导了,自然就会更多地从战略视角来考虑问题。
     当然,找到一个好的CIO也很不容易,另外,在经济不甚发达的地方,也不一定都要照抄CIO制度。只有当推动电子政务的条件较为成熟时,CIO制度才会更有更多好处。
     八、信息资料收集过程中的共享管理
     1、为什么资料多头收集会愈演愈烈?
在前面的讨论中我们更多关注的是资料的共享应用问题,而在这里,我们将讨论信息资源的采集成本问题,目前政府信息资源的分散采集,重复采集的现象很普遍,这将是对政府大力、财力的巨大浪费,我们必须加以关注,减少这种因政府管理不善而带来的浪费。
     为什么国家的很多部门,甚至于政府部门的某些司局都热衷于申请经费建自己的独立系统呢?一个理由是:政府由计划经济向市场经济的转型,原有的信息收集渠道有些中止了、不适用了,新的市场经济信息还收集不上来,因而需要建立新的信息收集渠道。信息需求增加是一个实际情况,但这并不意味着一定要通过各部门自建信息系统这种成本最高的途径来实现,之所以出现这种不计成本的大量自建系统是与目前政府机制的管理缺陷有关。
     目前政府信息系统建设的管理机制是缺乏经济考虑的。这种非经济性表现在如下一些方面:
    (1)信息系统建设没有统一的归口管理,经费渠道分散,并且没有统一的成本估计。对于信息收集系统的人力耗费、地方政府的财政负担并无清晰的估算。管理的不稳定造成成本核算标准不稳定,致使信息系统建设在成本模糊的环境中进行,浪费可想而知。
    (2)领导项目过多,决策不计成本。信息系统的多头重复建设的一个重要原因是领导项目过多,干预了正常的投资成本管理。信息系统的建设经费经常是来自领导的发话,领导的关注会直接影响经费的数额。由于这些经费的申请都是独立的,很难进行统筹的规划,领导的过分关注使得对信息系统的审核、优化、合并难以进行,很容易造成低质量、高成本的方案。
   (3)信息系统建设涉及太多的部门利益。由于每一专门系统的建设都涉及到对该部门系统的大量投资,包括更新硬件,增加业务经费,这对政府的部门是一个非常有利可图的机会,所以有关部门都热衷于建自己的系统。由于政府系统并没有严格的效益约束,则更助长了信息系统建设热。部门在建设系统中,还要求地方政府补充配套资金,从而增大了投资规模。有的系统甚至要求基层组织来购买相应的软件系统,并从中谋利。这些不合理的利益行为自然导致自建系统热。
     2、多头信息收集,给地方带来的工作困难
政府主管部门多头信息收集不仅造成了中央政府财政经费的巨大浪费,更带来了地方政府、基层工作人员的人力、财力的巨大负担,不仅仅浪费了地方的经费,还为地方的信息工作带来了许多新困难,如:
     (1)地方财政负担加重。中央部委下达的项目,大都要求地方有配套资金,数额通常都大大超过中央财政拨款,这对于地方财政是一重大压力,特别是那些经济不十分发达的地区,财力有限,问题就更大。
     (2)基层的工作负担加重。“上面千条线,下面一根针”,中央部委不同机构布置的大量信息收集工作,最终要布置到基层机构来实现,而这些机构往往人力非常缺乏。不同的系统,要使用不同的软件,并按不同时间要求来提供,自然使地方工作人员苦不堪言。每个部委都强调自己的工作的重要性,很少考虑减轻基层工作人员的负担,这就造成了基层干部、精力的极大浪费,这对于改进政府对社会的服务职能是非常不利的。
     (3)个别部门从中渔利。在中央部门建立信息收集的过程中,有些机构要求基层组织,甚至是被调查单位购买其数据收集软件,每套收几百元甚至更多。这给地方基层组织、被调查单位增加了负担,而这种借助于行政力量收取的经费,并没有制度来规范,很容易滋生内部腐败行为。
过多的政府部门专项系统,已经成为社会资源浪费的严重问题。地方有关机构也会借助这一机会而向当地政府索要大量资金,并以上级指示要求为挡箭牌来阻止地方政府提出的信息共享方案,而使得重复建设不得解决。地方信息收集不能共建共享的根子是在上面。政府应当自上而下地改进这种造成大量资源浪费的管理办法。
    3、减少信息收集系统重复建设的技术措施
   (1)加快现有统计调查资料的共享服务是减少数据重复调查的一项重要措施。很多的调查项目是因为找不到相应的资料而提出的,实际上资料并非完全没有,而是没有集中而方便的查询环境,这使得资料用时找不到,引起了重复调查。如果取得资料很方便,而且还包括有来自社会的统计数据,很多分析已可能进行,这就会大大减少建立新系统之可能。良好的统计数据共享环境不仅能大大减少数据的重复收集,也有利于提高已收集数据的利用率。
   (2)支持专业机构进行数据分析研究,减少直接调查成本。对于已有数据的分析研究,会帮助我们看到许多问题,对于决策工作有着重要意义。对资料的分析研究可以推理出很多有价值的内容,它在很大程度上可以替代直接的统计调查,减少数据直接收集的需求,而分析研究的成本远远低于实际调查的成本,这是一件非常有价值的事情。目前,我们对直接调查太重视,而对分析研究能力重视不够。而这是一个正需要大大加强的地方。
加强对数据分析研究的重要政策措施是增加分析研究的课题经费,有了足够的分析研究的经费,分析研究机构将会得到较大发展,全社会的信息使用效率也会随之得到提高。
   (3)支持地方政府建立统一的数据收集平台,通过统一的软件系统来收集信息资源,减少重复建设。虽然,各个部委领导机构都可能向地方政府对应机构来布置数据收集任务,这些任务在中央政府并不容易统一成为一个系统,但是在地方数据收集还是有可能相对集中的,一些地方政府将开发一些相对集中的数据收集系统将数据统一收集上来后,再分配到相应的专业部门的应用系统中去,不仅会减少数据收集的工作量,减少基层使用软件的杂乱与复杂,也会减少购买多个不同数据收集程序版本,只要数据能符合上级要求,有关部门应当支持地方政府的集中收集的做法,而不应当用行政办法来阻止。
   4、减少信息收集系统重复建设的行政措施
   (1)实现政府信息收集系统建设的统一管理。对于信息系统建设经费一定要有硬的效果约束,约束不严格,必然会带来巨大的浪费以及以后信息资源共享应用的困难。信息收集系统建设财务管理应统一,财政统一有利于比较建设的优劣,这对于正确评估系统的成本非常重要。统一的财政有利于推进信息收集方案的相对集中,促进信息收集系统的共建。上层的数据收集方案的相对集中,将会带来下层组织资源的极大节约。
   (2)要求高层领导不要对各部委有关信息收集系统方案审批工作直接干预。这种直接干预会使政府有关部门对信息系统的管理工作很难取得成效。由于信息收集系统建设涉及到部门的实际利益,所以有关部门都会打着领导的名义来摧要投资、摧办审批,并怠慢共享合作。如果领导带头,规范地处理相应的问题,信息收集系统的重复建设问题就大大减少。
   (3)加强信息收集工程项目的共享性审批。重点审查以下三个问题:一、能否利用已有资料的分析研究来替代新的信息资源收集系统的建设?二、如果必须建,能否与其他的数据收集系统合并,联合收集?三、信息收集回来之后,将以何种方式来实现共享?
   (4)坚决制止向基层单位或被调查机构摊派软件费,这种软件的使用费应当由主办单位统一支付。防止有关机构利用行政的力量来向社会摊派经费,破坏政府形象、破坏信息市场的公平竞争。另外,要求地方提供配套经费时,应当经过严格的审计,以防止过高的配套资金要求,增加地方财政的负担。由于配套资金对地方执行单位有利,所以也要防止地方有关单位利用这一机会向地方政府索要更大的资金而造成本地财政过高的负担。

 

 

 
来源:计算机世界   

于新恒:推进电子政务建设的战略和策略

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于新恒:推进电子政务建设的战略和策略
上传时间:2004-10-25

近些年来,我国的电子政务建设取得了显著的成绩,但与西方发达国家相比,还有较大的差距。现在的问题是,我们必须搞清楚我国与西方发达国家电子政务的实质性差距及形成差距的原因是什么,并找到缩小差距的对策,以期迎头赶上。

  我国与西方电子政务的起步时间相近,但在后来的发展中距离却逐步拉大。在我
国,人们对电子政务建成的标准认识比较模糊,不少人往往把电子和政务割裂开来,把电子政务等同于政府上网;有的政府部门甚至把计算机当成高级打字工具,不重视软件开发和政府业务的整合;不少地方政府的内部网络尚未建成,政府部门间的网络更是远未形成;电子政务建设与电子政务尚未触及行政体制改革,只是促进了行政管理方式和方法的改革。这样建立起来的电子政务必然是短命的。

  我国与西方发达国家在电子政务建设方面的差距之所以比较大,其原因是多方面的,既有认识层面的,也有操作和技术层面的。概括起来主要有:第一,信息基础设施建设发展缓慢。技术是电子政务的基础,这个问题如不能尽快解决,将会严重制约我国电子政务的发展。第二,统一的电子政务评估体系尚未形成,电子政务技术标准处于条块分割状态。在各地区、各部门的电子政务已陆续建立起来后,这一问题将会严重阻碍电子政务的发展。第三,政务信息化普及教育滞后。目前,包括政府在内的许多部门及人员对电子政务、电子政务建设意义的认识还有许多不准确和不全面的地方。第四,保障电子政务发展的法律、法规远不够完善,政府信息化缺乏基本的法律和制度保障。第五,经济实力薄弱制约电子政务的发展。电子政务的推行包括三个层面的问题:第一是认识问题,包括对电子政务的目标、价值、意义、时机、重要性、利弊等方面的认识,只有形成共识,才能形成统一的指导思想。第二是操作问题,比如管理、规划、投资、标准、组织、阶段性、评价、系统结构、运营、法律制度和环境等。第三是工程技术问题,也就是项目实施和方案问题,这里包括软硬件、安全、认证、人员培训等。通过上面的比较不难发现,我国电子政务与西方发达国家在这三个层面上都有差距。当前,要尽快缩小这个差距,迎头赶上西方发达国家,总结国内外的经验教训,主要应抓好以下几点。

  建设和整合统一的电子政务网络。经过较长时间的摸索,我国已经确立了电子政务的发展目标。国务院有关部门(国务院信息化工作办公室等)又根据我国电子政务建设目标,提出了电子政务建设的主要任务。当前我国电子政务建设面临的任务可概括为一个门户、两个平台、三个数据库、十二个业务系统以及相关的基础工作。一个门户:中央门户网站。这实际是中央政府的外网。两个平台:一是内网平台,二是外网平台。三个数据库:法人机构数据库;空间地理数据库;宏观经济数据库。这三个库是信息资源开发中基础的基础。十二大业务系统:办公资源;宏观经济;金税;金关;金财;金融监管;金审;金农;金水;金质;金盾;金保。各级政府在电子政务建设中,一定要从需求出发,充分利用现有线路和网络资源,避免重复建设。同时,每个地区都要根据本地实际,制定统一的电子政务发展规划,不能照抄、照搬国外或外地的做法。

  完善电子政务标准化体系,加强管理机构建设。历史证明,没有标准化就没有工业化。对于电子政务而言,标准化也同样十分重要。我国的电子政务必须走工业化的信息化,而不能走“手工作坊式的信息化”道路。要保证统一电子政务标准的贯彻、执行,关键要建立起完善的管理体系。建立适应电子政务要求的体制条件。所谓体制条件,是指适应电子政务发展的行政体制。我们在推进电子政务的过程中,切不可将现有的政府管理、运作的框架简单地搬到网络上,或者按照传统的管理方式,将电子手段加入其中。这种不考虑改革后的流程再造、行政简化、技术升级等问题,势必造成未经程序建设就把所有繁琐的审批过程都搬到网上,其结果只能建成一个短命的网络。

  普及政务信息化教育,更新传统的管理理念。政务信息化教育应包括信息理念的强化教育、信息技术的普及和扩散。这是电子政务建设的基本前提,也是电子政务能够良好运转和发挥作用的前提。我们应汲取美国等发达国家的经验,进一步普及信息化教育,向普通公民、党和政府的公务员普及和扩散电子政务信息理念和信息技术,特别应使政府的一把手深切地认识到,电子政务是一把手工程,是党、政领导义不容辞的责任。

  加快电子政务的法制建设,维护网络信息安全。安全与保密问题是所有电子政府都必须妥善解决的一个重要问题。为此,我国要推进和发展电子政府,当前必须尽快创建适合网络运行的法律法规,以保障政府快速有效地处理信息反馈和提供服务,从而促进政府和公众在网上的双向互动。

  确定电子政务的建设策略。要实现建设电子政务的目标和任务,在推进政府信息化的过程中,就要高度重视具体实施策略的选择。一是由简到繁,不断推进电子政务的发展。从电子政务的实施来看,应是从内到外,由简到繁,逐渐实现政府内部公文电子化和文件的网络传递,推进“无纸化办公”。二是分阶段逐步完善政务信息化。首先,实现政府上网,构建政府的网站。其次,实现政府与用户的信息互动和网络沟通,加强对政府的信息回应监督,及时进行信息反馈。最后,进一步推广其他复杂的在线政务,诸如信息查询、网络调查、电子采购、电子审批、电子征税以及电子商务等公共性的业务。

来源:人民日报

政府信息化未来方向及五个目标

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政府信息化未来方向及五个目标 
 
上传时间:2004-10-23
 
 
 
入世之后,要求我们的政策更加透明,更多地依据公开、统一的法律法规而不是内部文件来行使监管职能。随着经济发展和社会进步,人民群众对政府的服务能力和水平提出了更高的要求。因此,推进电子政务建设的任务就提上了日程。电子政务建设对于应对入世的挑战,加强转变政府职能,提高工作质量和效率,增加各级政务部门的管理能力、决策能力、应急处理能力和公共服务能力,促进社会监督,更好地解决人民群众最关心的问题,推进勤政廉政建设,都具有十分重要的意义。

国家信息化领导小组第二次会议审议通过的《国民经济和社会信息化重点专项规划》提出,要按照“统筹规划、资源共享,应用主导、面向市场,安全可靠、务求实效”的发展方针,加快国民经济和社会信息化的进程,力争在“十五”末期使我国信息化水平迈上一个新的台阶。到2005年,电信运营业和电子信息产品制造业的增加值达到国内生产总值的7%以上,网络基础设施规模稳居世界第一,我国将成为全球电子信息产品开发、制造基地之一。届时,计算机社会拥有量约8000万台,有线电视用户1.5亿户以上,互联网用户普及率超过8%,五年新增信息化人才2000万人。

五个目标
近年来,发达国家和一些发展中国家都把电子政务建设作为推进信息化,增强政府竞争力的重要手段。我国政务信息化起步也不算晚,特别是20世纪90年代中期开始实施的金税、金关、金卡等工程,已经取得良好效果。但从整体水平看,我国电子政务建设还比较落后。在发展市场经济和对外开放新形势下,政府对经济社会运行的监管面临着许多新情况、新问题,任务更加繁重。现在中央和省级政府机构改革已经基本完成,政府机关人员大幅度减少。如果我们的管理手段还停留在原有的水平上,就无法适应加强监管的需要。

国家信息化领导小组第一次会议决定:政府信息化先行,带动整个信息化发展。国家信息化领导小组第二次会议,通过了《关于我国电子政务建设的指导意见》,明确了电子政务建设的指导思想和主要任务。“十五”期间我国电子政务建设的主要目标是:初步建成标准统一、功能完善、安全可靠的政务网络与信息平台;重点业务系统建设,基础性、战略性政务信息库建设取得实质性成效,信息资源共享程度有较大的提高;初步形成电子政务安全保障体系;人员培训工作得到加强;与电子政务相关法规和标准的制定取得重要进展。建设的重点任务是:加快建设政务内外网平台和中央政府门户网站;整合信息资源,建立人口、法人单位、空间地理和自然资源、宏观经济等四个基础数据库;建设和完善宏观经济管理、金关、金税、金财、金卡、金盾和社会保障等十二个业务系统。

四大原则
总结以往的经验和教训,《指导意见》提出了我国电子政务建设需要遵循的原则是:需求主导,突出重点;统一规划,加强领导;整合资源,拉动产业;统一标准,保障安全。

需求主导,突出重点。就是要坚持需求导向,业务导向,服务导向,讲求实效,不搞花架子。要按照提高政府服务水平和监管能力的要求,规划网络建设、业务系统和信息资源开发。在具体推进时,必须抓住重点,优先启动关系国计民生的信息系统建设,循序渐进,滚动发展。要量力而行,防止摊子铺得太大。

统一规划,加强领导。就是要按照国家信息化领导小组的统一部署,在统筹规划的基础上,明确建设目标,分类指导,分层推进,分阶段实施。特别是要针对目前电子政务建设中存在的网络互联不畅、资源不能共享、重复建设等问题,必须强调统一规划,适度集中,加大领导力度。

整合资源,拉动产业。就是要充分整合、利用、发挥现存网络基础、业务系统和信息资源,促进互联互通,资源共享,而不是另起炉灶,推倒重来。在建设过程中,既要发挥政府的引导和推进作用,更要重视发挥市场机制的作用。要突破“以我为主,自成体系”的旧机制,打破部门、地方分割,形成新的电子政务建设、运行和维护机制。电子政务建设是拉动国内产业,特别是软件产业发展的一次重要机遇。要通过规范政府采购,制定相关的技术装备和招投标政策,促进国内IT产业的发展。

统一标准,保障安全。就是要解决统一交换平台、统一标准接口问题,实现资源共享,促进各级政府机构的协调运转。要正确处理发展与安全的关系,统一制定电子政务安全保障体系,维护国家经济安全和信息安全。

电子政务建设对我国信息化建设的全局具有重大示范作用,是一项庞大复杂的系统工程,必须统一指挥和协调,防止各行其是,避免政出多门。要充分利用现有资源,少铺新摊子,不搞重复建设,特别是要防止为信息化而信息化,不搞“花架子”,不搞“形象工程”。

高度重视信息安全
网络与信息安全不仅关系到信息化的健康发展,而且关系到国家的政治安全、经济安全、国防安全和社会稳定。在我国,随着信息网络发展和应用的加快,同样也面临着信息安全问题带来的严峻挑战,一场不见硝烟的信息战已在不知不觉中来到了。另外,从我国信息网络系统和应用业务系统现状来看,也不容乐观。不论从硬件、软件及系统本身,还是从管理角度来看,都还不同程度地存在着各种安全隐患,因重大故障而引发系统停机、业务停顿的现象也曾有发生;被黑客攻击,病毒传染致使系统瘫痪,数据丢失也不乏其例。这些事实都告诉我们在大力发展信息化的同时,必须十分重视并妥善解决好网络与信息安全问题。我们要按照中央的要求,采取有效措施,切实保障网络与信息安全。要把采取技术手段与加强日常管理和健全体制紧密结合起来,加快国家信息和网络安全保障体系建设。大力研究开发具有自主知识产权和信息安全核心技术和产品,实现产业化。加大对有害信息的鉴别与打击力度,有效防范各种对信息网络的攻击,保障网络与信息内容的安全,促进国家信息化顺利发展

 
来源:电子政务工程服务网 

观察:广州电子政务前景与隐忧

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观察:广州电子政务前景与隐忧 
 
作者:李冬莉 上传时间:2004-10-25
 
 
 
当取得2010年亚运会举办权之后,广州的一切建设都在加快速度,其中信息化建设将提高到全国领先水平,目前广州的电子政务建设正在全力完善之中。在业界的调查中显示,广州以及珠江三角洲借助优越的经济实力与完善的政策规划,其电子政务建设在国内处于领先水平。

    示范效应永远存在,在电子政务建设过程中尤其突出,从示范开始逐步推广正是中国电子政务建设的过程。结合香港电子政务建设的经验,广州将在未来几年以更快的速度推进电子政务建设。

重点在转移

    自2002年广东省信息产业厅颁布《广东省“一站式”电子政务建设研究报告》以来,广东省的电子政务建设更是出现争先恐后的局面,广州、深圳、南海、珠海、佛山、江门、东莞等地的电子政务建设,已经走在前列。广州电子政务建设经历了联网、简单应用、全面推广和集成四个阶段,电子政务网络已经覆盖了全市70%-80%的政府部门,区县级机关基本都建起了局域网,并且实现初步应用。

    目前,在广州市民中随处可见的“羊城通”卡,自2001年12月30日投入试运行以来,至今发行量已超过140万张。从乘车到小店购物,居民日刷卡交易量超过了120万次。

    现在,门户网站的开通、区县电子政务的深化应用成为广州电子政务建设的重点,不少项目成为全国试点。信息系统给广州人民带来了实实在在的方便:医保报账时间大大缩短,现在两个人就可以完成原来很多人才能完成的结算工作;人事审批速度加快,效率从原来的3到5天减少到10分钟;市工商局的审批时间过去需要4个月,联合审批系统上马以后8天就能办好;外企的审批也由4到5天缩短到1个工作日,对吸引外资起到了积极的作用。

过去的隐忧

    在加快建设的同时,更应该看到过去建设中存在的问题和隐忧。

    首先,应用水平仍需大量提高。以教育为例,虽然各个区域都在建城域网,大家都相当清楚城域网所带来的支持作用,但建成的城域网利用率却相当低,“代理上网”似乎仍是其主要的功能;虽然资源素材丰富了,但老师的获取水平有限,利用率不高;虽然学校已经安装使用学籍管理系统、招生系统、财务软件、学生健康档案软件、学校管理信息系统等等,但各部门的软件还是存在不能互联互通的现象,影响了报表统计数据的真实性,无法做出相应的科学决策……因此,业内相关人士尖锐地指出,电子政务建设关键在应用软件。

    其次,信息化建设各自为政,系统性不高。在华南的电子政务热潮中,不少地市的信息中心陷入这样的窘境:面对几十甚至上百个政府部门提出的信息化需求,自己干的是“救火”苦差,靠的是寥寥几个身兼数职的“消防”人员……这些迹象表明,广东电子政务建设在取得了一定成绩之后,其发展已经面临瓶颈。这几乎成了整个珠江三角洲地区普遍面临的问题。

借鉴香港模式

    第六次粤港合作联席会议确定了近期广东与香港地区合作的重点项目,双方在服务业、口岸、跨界大型基础设施建设、联合推介“大珠三角”、旅游、高新技术、教育、知识产权保护、扩大粤港经济合作腹地、文化、体育等领域展开合作。《内地与香港更紧密经贸关系安排(简称CEPA)》的正式实施,标志着粤港经贸合作有了一个全新的起点,这对珠江三角洲电子政务建设提出了更高的要求。而从全国的发展环境来看,随着2004年新一届政府上任,《数字签章法》、《政府采购法》、《行政许可法》等电子政务政策法规的推进与实施,以及以“十二金工程”为核心的电子政务项目从规划逐步发展到应用,更给珠江三角洲地区的电子政务建设创造了良好的外部环境。广东省信息化办公室主任李新星表示:“要鼓励各级信息中心重视电子政务建设中积累的经验,将其固化为电子政务建设的规范。”

    据记者了解,近期电子政务大型品牌活动“长征万里,中国电子政务应用成果发布巡回论坛”到广州时,用友政务总裁严绍业先生表示,在以往的电子政务建设中,珠江三角洲地区出现了不少先进的电子政务建设案例,希望我们公司近年研究与积累的先进经验与地方建设结合,真正的、主动的与政府面对面的讨论与分析,找到适合各地方的政企合作助推电子政务良好发展的有力途径,希望借此更好地推动珠江三角洲地区电子政务飞速发展,带动珠江三角洲地区电子政务应用热潮。

 

 
来源:电子政务工程服务网
 

没有想到真要离开杭州了

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    说起来来杭州已经三年多了,突然却马上要离开杭州去上海了,从上海回杭州的车上我都没有反映过来,这是真的吗?
    2001年2月底的时候只身一个人来的杭州,还能记得一个人从火车站出站,看见路边白色的玉兰花,感觉好像是欢迎自己一样。
    在第一家公司做了2年多,主要做网站方面,后来涉及了部分软件。
    然后跳到一个规模大的软件公司,做项目经理,一直到现在,自己的经验和水平在涨,杭州的房价在涨,可惜就是工资不涨 :(
    上个星期,突然心血来潮,发了一封求职的EMAIL,居然第二天就打电话让我去面试,今天上午去了上海面试,居然就PASS了,我都意想不到。出了四道笔试题,第一道居然是汉译英,大学的时候英语还好没有全忘记。
   对方公司给的薪资水平基本跟我预想的相差不大,估计再复试一次,就要在杭州办离职手续了。
   突然在离开的时候,才感觉有点舍不得。说不出来的一种感觉,毕竟在这个城市生活了那么久,已经形成了一个圈子,已经成为生活的一部分。
   到了上海,我会重新开始,但我想那里更有机会!

网站项目管理-项目模型及业务流程分析

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网络技术的应用所产生的电子流程工作方式既不能彻底更改传统的工作流程,也不是对传统工作流程的简单复制,而需要对传统的工作流程进行合理的优化、改进和重组。

    随着技术的不断发展和用户对网站功能性的需求不断提高,如今网站项目的设计已经不能再仅仅简单地利用静态Html文件来实现,与前几年网站设计由一两名网页设计师自由的创作相比,网站项目的设计和开发越来越像一个软件工程,也越来越复杂,网站项目的设计和开发进入了需要强调流程和分工的时代,建立规范的、有效的、健壮的开发机制,才能适应用户不断变化的需要,达到预期的计划目标。

    网站项目管理(WPM)的含义为WebbasedProjectManagement,即以Web应用程序为主要表现方式的架构来进行的项目设计及管理,这样的架构中包含了浏览器、网络和Web服务器等关键主体,主要体现在网站设计、以浏览器为客户端的Web应用程序开发(例如信息类网站、网上商店、虚拟邮局、客户关系管理。)等项目管理中。

    在本文中,笔者将网站项目管理(WPM)与软件工程的统一过程管理(RUP)进行参照比较,并结合实际工作经验,力求将网站工程管理(WPM)的角色、分工、流程进行完整的阐述,使网站项目管理逐渐走向规范化。

    按照笔者的经验,网站项目管理可以分为以下六个阶段进行控制:
    1.需求分析及变更管理
    2.项目模型及业务流程分析
    3.系统分析及软件建模
    4.界面设计、交互设计及程序开发
    5.系统测试和文档编写
    6.客户培训、技术支持和售后服务
    需要说明的是,这些阶段虽然具有一定的延续性,但是并非完全隔断的,例如需求变更管理和测试工作、文档编写都是贯穿整个项目过程的,许多工作时交叉进行或同时进行的。

    项目模型及业务流程分析

    网络技术的应用所产生的电子流程工作方式既不能彻底更改传统的工作流程,也不是对传统工作流程的简单复制,而需要对传统的工作流程进行合理的优化、改进和重组。
    本章包括以下内容:
    一.编写项目模型文档,使所有人都一目了然
    二.业务流程分析员进行流程设计
    三.界面工程师设计用户界面原型
    四.以用户为中心的设计思考
    五.制作设计计划书
    六.总结

    一.编写项目模型文档,使所有人都一目了然

    为什么要制作项目模型文档?
    通常用户提出的需求是凌乱的,不完整的,甚至是不正确的,而且更细致的需求经常是在项目开发进行中才被挖掘发现的,这对于开发人员来说是个极其困扰的问题。那么,在进行需求分析后制作项目模型文档,能在项目进入开发前,双方对即将要开始完成的项目的结果有个共同的认识,并提早暴露可能出现的需求变更,那么将大大提高开发的效率和质量。

    缺乏经验的项目人员往往在接受任务后迫不及待地进行系统分析和开发,而不愿意多一点时间在和客户反复推敲项目需求和模型,开发过程中想当然地凭空为客户做了很多假想,费了九牛二虎之力却吃力不讨好,可想而知,在不知道终点在哪里的马拉松比赛中,你会跑到哪里去?!

    因此在确认了客户的初步需求以后,业务人员应该进行项目模型的设计描述。

    首先,我们要定义一下词汇表,并非每个客户或者项目小组成员都能够明白“用户”、“角色”、“用例”之间的差别,也不见得都能很好地理解“通道”、“前台”、“后台”到底是什么含义,为了让项目模型文档使每个浏览者正确地理解,定义词汇表是非常需要的,尤其是面对传统行业初次进行信息化设计的用户。

    模型描述采用最自然的语言进行描述,这份文档是对需求分析报告的进一步描述。使得客户代表、项目经理、开发人员对即将展开的项目通过项目模型的描述产生最直观的印象,并针对关键的问题进行讨论并达成统一认识,比如功能要求、性能指标、运行环境、投资规模等等。

    二.业务流程分析员进行流程设计

    业务流程分析员的人员应该善于简化工作,担任此角色的人员中必须要有具备广博的专业领域知识,并且具有良好的沟通技巧。

    业务分析人员重点需要协助客户将需求进行归纳分析,查找出所有的业务主角,确定业务主角后,每个主角的相关活动及流程应清晰地制定出来,最终设计出逻辑视图、用户界面示意图。比如一个电子商店系统,除了系统管理员、业务经理、业务员、物流配送员、客户服务人员等角色以外,可能还存在外部协作单位的不同角色,比如供应商、分销商、广告客户,还有购买用户,甚至再细分为普通消费用户、VIP消费用户、集团消费用户等等,每一类角色参与系统活动时的入口和流程都有所不同,通过逻辑图和示意图,业务流程分析员将系统的机构简要明确地进行描述。

    在进行业务流程设计,需要注意以下事项:
    *调查用户网络环境和配置,使架构设计师能够制定合理可行的系统架构;
    *调查用户偏好和技能水平,这将直接影响到项目开发的深度和用户界面的设计;
    “虽然开发人员和管理人员很容易自认为他们了解用户需要,但实际情况常常不是这样。人们往往关注于用户应该如何执行任务,而不是用户偏好如何执行。多数情况下,偏好问题不仅仅是简单地认为已掌握了用户需要,尽管这本身就很值得研究。偏好还要由经验、能力和使用环境决定。”
    *预测并制定系统的性能指标,为测试人员编写测试计划提供依据。
    许多项目设计中比较重视功能的实现,测试阶段看似满足了客户的需求,但一旦投入使用的时候,便会发现性能上面临着一个个瓶颈。客户由于对专业知识的了解程度有限,也往往忽略了这方面要求,因此为了避免日后陷入纠纷,事先预测并制定性能指标是非常重要的。

    三.界面工程师创建用户界面原型

    为了在实际系统开发投入之前,创建用户界面模型是非常重要的,开发原型的成本远远低于实际开发的成本,在项目初期,创建完整的用户界面揭示和测试系统的所有功能和可用性,并能够使客户代表参与讨论及修改,可以大大提高项目的成功几率。

    创建正确可行的原型以后,系统分析、设计及代码的编写都必须遵照原型进行,确保构建的系统是正确的,测试人员和客户也能够在开发过程中即实时地参与检查,可以有效地保障了项目的质量。

    根据业务流程分析员所提供的流程分析逻辑图及示意图,界面设计工程师开始设计制作用户界面原型,目前这个阶段,对于界面设计人员来说还没有进入精细设计的阶段,所以最重要的是将业务流程完整地表现出来,并和客户就设计风格,设计规范进行确认和定义。

    界面工程师在充分理解客户需求和所有的业务流程之后,利用合理的布局设计用户界面。比如网站的首页风格、首页需要显示的各个元素、导航的分类和表现方法、各类业务角色的入口等等。

    在此需要注意的是,用户界面不仅仅是网站访问者所浏览的界面,也包括了特殊用户、管理员、业务伙伴等不同的用户界面,甚至还有提示界面、警告界面、出错界面等等,设计完整的用户界面原型不仅能够使客户及测试人员更容易明确需求,也对项目的质量起到不可忽视的作用。
    四.以用户为中心的设计思考

    无论项目设计开发人员的水平多么精尖,毕竟不是系统的最终用户,最大限度地满足客户的需要才是关键,系统设计人员往往口头上挂着以用户为中心的口号,而实际上工作中又在大量地假想,或是出于懒惰或是出于条件限制,对于将来使用系统的不同用户来说都可能产生意想不到的障碍。

    真正做到以用户为中心,就要先放弃沉淀在脑子里的经验和想象,到客户工作的地方去、观察记录客户如何工作、然后与客户谈论他们的工作。

    在团队拓展训练中有一项叫做“盲人方阵”的课程,可以想象一群什么也看不见的人如何把一根长绳子拉成正方形景象吗?目中无人的人会懂得倾听和服从吗?我们不能假设用户到底是个健全人还是盲人,也不能假想用户应该会怎么做不该会怎么做,只有去仔细观察和沟通,才能制定出真正符合用户需要的计划。

    有专家提出:开发人员应决定用户的组成,并让用户尽可能早地涉入,并提出了几种熟悉用户、他们的任务以及需求的方法:
    *与用户交谈
    *到办公地点拜访用户
    *观察用户工作
    *将用户工作录像
    *了解工作组织
    *自我尝试
    *使用户在工作时边想边说
    *让用户参与设计
    *在设计小组中包括专家级用户
    *执行任务分析
    *利用调查和问卷
    *制定可测试的目标
    在有可能的情况,在需求和流程设计中努力做到精确、客观和细致,不但能保证系统开发的质量和成熟度,也会使你得到客户高度的满意和信任,为今后更多的业务合作敞开大门。
    五.制作设计计划书

    到了这个阶段,可以说掌握了客户的需求并对计划实施的系统开发有了清楚地认识,与客户之间达成了共识,那么在进入下个阶段的工作时,制作设计计划书是非常必要的。

    设计计划书是全面描述整个系统的全貌,作为系统分析、测试人员工作的基础,同时也是客户验收的标准,作为业务合同的内容之一,因此,应该仔细谨慎地撰写设计计划书。

    根据项目的不同,设计计划书的内容或许有所不同,以下笔者提供一份样本供大家参考,该份样本基本涵盖了需要在计划书中进行确认和描述的核心要素。
    
    六.总结

    在本阶段的工作过程中,核心的任务是通过上个阶段的需求分析,进行项目模型设计和业务流程分析,并制作用户界面原型得到用户的确认,最终完成双方认可的《设计计划书》,作为下一阶段系统设计和软件建模的依据。

    如何高质量地完成业务流程分析阶段的工作,笔者总结的经验如下:
    *真正以用户为中心的设计,到客户的实际工作环境中观察和记录;
    *仔细查找各种业务主角,并表述不同主角的各种操作流程步骤;
    *简化需求,将客户的需求归纳整理,抓住核心问题;
    *细化需求,针对核心问题,模拟用户角色,进一步确认流程和规范;
    *认真制定设计计划书,为下阶段的工作打好基础;

项目质量管理

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质量,通常指产品的质量,广义的还包括工作的质量。产品质量是指产品的使用价值及其属性;而工作质量则是产品质量的保证,它反映了与产品质量直接有关的工作对产品质量的保证程度。
    
从项目作为一次性的活动来看,项目质量体现在由工作分解结构反映出的项目范围内所有的阶段、子项目、项目工作单元的质量所构成,也即项目的工作质量;从项目作为一项最终产品来看,项目质量体现在其性能或者使用价值上,也即项目的产品质量。
    
项目活动是应业主的要求进行的。不同的业主有着不同的质量要求,其意图已反映在项目合同中。因此,项目质量除必须符合有关标准和法规外,还必须满足项目合同条款的要求,项目合同是进行项目质量管理的主要依据之一。
    
项目的特性决定了项目质量体系的构成。从供需关系来讲,业主是需方,他要求参与项目活动的各承包商(设计方、施工方等)提供足够的证据,建立满意的供方质量保证体系;另一方面,项目的一次性、核算管理的统一性及项目目标的一致性均要求将项目范围内的组织机构、职责、程序、过程和资源集成一个有机的整体,在其内部组织良好的质量控制及内部质量保证,从而构筑出项目的质量体系。
    
由于项目活动是一种特殊的物质生产过程,其生产组织特有的流动性、综合性、劳动密集性及协作关系的复杂性,均增加了项目质量保证的难度。
    
项目的质量管理主要是为了确保项目按照设计者规定的要求满意的完成,它包括使整个项目的所有功能活动能够按照原有的质量及目标要求得以实施,质量管理主要是依赖于质量计划、质量控制、质量保证及质量改进所形成的质量保证系统来实现的。
    
项目的质量管理工作是一个系统过程,在实施过程中必须创造必要的资源条件,使之与项目质量要求相适应。各职能部门及实施单位要保证工作质量和项目质量,实行业务工作程序化、标准化和规范化。支持质量部门独立地、有效地行使职权,对项目实施全过程实行质量控制。
    1.
质量技术文件
    
质量管理文件指在项目实施过程中,为达到预期的项目质量和工作质量要求,对与管理有关的重复性事务和概念所做的规定。
    
①质量保证大纲
    
在项目或任务下达或合同签订生效开始,在项目实施过程中的每一阶段,均需在总结上阶段实施情况的基础上进行制定或修订,以指导本阶段的实施和管理工作。
    
质量保证大纲的目标是:提高项目实施的适用性和任务完成率、 降低项目对维修和后勤保障的要求、提供基本的质量信息、提高工程实施的经济效益。
    
质量保证大纲的内容是:按项目的特点和有关部门对质量的要求,提出明确的质量指标要求;明确规定工艺技术、计划、质量和物资部门的质量责任;确定各实施阶段的工作目标;针对项目特点和实际的实施能力,提出质量控制点和需要进行特殊控制的要求、措施、方法及其相应的完成标识和评价标准;对设计、工艺和项目质量评审要有明确规定。
    
②质量工作计划
    
质量工作计划是对特定的项目、服务、合同规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件。
    
质量工作计划的工作内容:实现的质量目标; 应承担的工作项目、要求、责任以及完成的时间等; 在计划期内应达到的质量指标和用户质量要求;计划期内质量发展的具体目标、分段进度、实现的工作内容、项目实施准备工作、重大技术改进措施、检测及技术开发等。
    
③技术文件
    
技术文件是设计文件、工艺文件、研究试验文件的总称,是项目实施的依据和凭证。成套技术文件应完整、准确、协调、一致。实际文件与项目技术文件状态一致;工艺文件与项目实施实际一致;研究试验文件与项目实际过程一致。成套技术文件的完整性应根据项目和工作的性质、复杂程度、研制阶段区别对待。为保证每一项目和工作技术文件的完整性,总设计师、总工程师、项目负责人应根据技术文件的管理规定,在实施工作开始时,提出技术文件完整性的具体要求,列出文件目录,并组织实施。
    
④质量成本
    
质量成本是实施单位为了保证和提高产品质量、满足用户需要而支出的费用,以及因未达到质量标准而产生的一切损失费用的总和。质量管理职能部门根据质量工作计划,提出质量成本项目和计划。
    
· 质量费用的归集:
    
承制单位应严格遵守质量成本开支范围,根据审核无误的原始凭证,按质量成本核算对象及质量成本科目,分责任单位正确归集质量费用,不属于现行成本开支范围的质量费用,列入不可计成本质量费用统计表。
    
· 质量费用的分配:
    
属于现行项目开支范围内的质量费用,应分别在项目和工作中进行核算,不属于现行项目成本开支范围的质量费用,统计归集后直接或分配计入完工项目和目前实施项目的质量成本。能够分清由哪个项目负担的费用直接计入该项目明细帐或成本质量费用统计表,不能分清的统计后,按工时分配计入。
    2.
质量计划
    
质量计划的目的主要是确保项目的质量标准能够得以满意的实现,其关键是在项目的计划期内确保项目按期完成,同时要处理与其他项目计划之间的关系。
    
① 质量计划的输入要素:质量方针、范围陈述、产品描述、标准和规则
    
② 质量计划制定的方法和技术
    
·利益/成本分析:质量计划必须综合考虑利益/成本的交换,满足质量需求的主要的利益是减少重复性工作,这就意味着高的产出、低的支出以及增加投资者的满意度。满足质量要求的基本费用是辅助项目质量管理活动的付出。质量管理的基本原则是利益与成本之比尽可能的大。
    
·基准:基准主要是通过比较实际或计划项目的实施与其它同类项目的实施过程,为改进项目实施过程提供思路和提供一个实施的标准。
    
·流程图:流程图是一个由任何箭线联系的若干因素关系图,流程图在质量管理中的应用主要包括如下几个方面:
    
——原因结果图:主要用来分析和说明各种因素和原因如何导致或者产生各种各种潜在的问题和后果。
    
——系统流程图或处理流程图:主要用来说明系统各种要素之间存在的相互关系,通过流程图可以帮助项目组提出解决所遇质量问题的相关方法。
    
·试验设计:试验设计对于分析辨明对整个项目输出结果最有影响的因素是很为有效的,然而这种方法的应用存在着费用进度交换的问题。
    
③ 质量计划的输出
    
·质量管理计划:质量管理计划主要描述项目管理组应该如何实施它的质量方针。在ISO9000中,项目的质量系统被描述为包括对组织结构、责任、方法、步骤及资源等实施质量管理。质量计划提供了对整个项目进行质量控制、质量保证及质量改进的基础。
    
·具体操作说明:对于一些特殊条款需要附加的操作说明,包括对他们的解释及在质量控制过程中如何度量的问题。比如说满足项目进度日期不能足以说是对项目管理质量的度量,项目管理组还必须指出每一项工作是否按时开始或者按时结束,各个独立的工作是否被度量或者仅是做了一定的说明等类似情况。
    
·检查表格:检查表格是一种用于对项目执行情况进行分析的工具,其可能是简单的也可能是复杂的,通常的描述包括命令和询问两种形式。许多组织已经形成了标准的确保频繁执行的工作顺利执行的体系。
    
·其它过程的输入:质量计划过程也有助于对其它领域工作的开展。
    3.
质量保证
    
质量保证是所有计划和系统工作实施达到质量计划要求的基础,为项目质量系统的正常运转提供可靠的保证,它应该贯穿于项目实施的全过程之中。在ISO9000系列实施之前,质量保证通常被描述在质量计划之中。
    
质量保证通常是由质量保证部门或者类似的组织单元提供,但是不必总是如此。质量保证通常提供给项目管理组以及实施组织(内部质量保证)或者提供给客户或项目工作涉及的其它活动(外部质量保证)。
    
① 质量保证的输入:质量管理计划、质量控制度量的结果、操作说明
    
② 质量保证的工具和方法
    
·质量计划工具和技术
    
·质量审核:质量审核是确定质量活动及其有关结果是否符合计划安排,以及这些安排是否有效贯彻并适合与于达到目标的有系统的、独立的审查。通过质量审核,评价审核对象的现状对规定要求的符合性,并确定是否需采取改进纠正措施,从而达到:
    
——保证项目质量符合规定要求
    
——保证设计、实施与组织过程符合规定要求
    
——保证质量体系有效运行并不断完善,提高质量管理水平。
    
质量审核的分类包括:质量体系审核、项目质量审核、过程(工序)质量审核、监督审核、内部质量审核、外部质量审核。
    
质量审核可以是有计划的,也可以是随机的,它可以由专门的审计员或者是第三方质量系统注册组织审核。
    
③ 质量保证的输出
    
·质量改进:质量改进包括达到以下目的的各种行动:增加项目有效性和效率以提高项目投资者的利益。在大多数情况下,质量改进将要求改变不正确的行动以及克服这种不正确行动的过程。
    4.
项目质量控制
    
质量控制主要是监督项目的实施结果,将项目的结果与事先制定的质量标准进行比较,找出其存在的差距,并分析形成这一差距的原因,质量控制同样贯穿于项目实施的全过程。项目的结果包括产品结果(如交付)以及管理结果(如实施的费用和进度)。质量控制通常是由质量控制部门或类似的质量组织单元实施,但是也并非总是如此。
    
项目管理组应该具有统计质量控制的工作知识,特别是抽样检查和概率方面的知识,以便帮助他们评价质量控制的输出。他们应该清楚预防和检查、特征样本和随机样本、特殊原因和随机原因、偏差和控制线等几个概念的不同。
    
① 质量控制的输入:工作结果、质量管理计划、操作描述、检查表格
    
② 质量控制的方法和技术
    
·检查:包括度量、考察和测试
    
·控制图:控制图可以用来监控任何形式的输出变量,它用的最为频繁,可用于监控进度和费用的变化,范围变化的量度和频率,项目说明中的错误,以及其它管理结果。
    
·统计样本:对项目实际执行情况的统计值是项目质量控制的基础,统计样本涉及到了样本选择的代表性,合适的样本通常可以减少项目控制的费用,当然这需要一些样本统计方面的知识,项目管理组有必要熟悉样本变化的技术。
    
·流图:流图通常被用于项目质量控制过程中,其主要的目的是确定以及分析问题产生的原因。
    
·趋势分析:趋势分析是应用数学的技术根据历史的数据预测项目未来的发展,趋势分析通常被用来监控:
    
——技术参数:多少错误或缺点已被识别和纠正,多少错误仍然未被校正
    
——费用和进度参数:多少工作在规定的时间内被按期完成
    
③ 质量控制的输出
    
·质量改进措施
    
·可接受的决定:每一项目都有接受和拒绝的可能,不被接受的工作需要重新进行
    
·重新工作:不被接受的工作需要重新执行,项目工作组的目标是使得返工的工作最少。
    
·完成检查表:当检查的时候,应该完成对项目质量的记录,及完成检查表格。
    
·过程调整:过程调整包括对质量控制度量结果的纠正以及预防工作。

  转帖自:明天华项目管理工作室

在项目管理中面对面交流最重要

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在项目管理中面对面交流最重要


通过虚拟的方式同人打交道虽然方便,却也有它的不足之处。

现在的我们生活在一个虚拟交流的世界当中。由于虚拟的工作小组在某些方面具有与生俱来的优势,所以它得到了公司领导人的大力欢迎。商业学校的老师们总是竭尽所能的让那些充满了理想和抱负的管理人员了解虚拟交流的好处。但人类几千年来所形成的交流方式和交流智慧不是轻易就可以被磨灭的。在很多时候,直接的人际互动在人际交流当中所起到的都是极为积极的作用。

作为一名咨询顾问,我在工作当中学到了很多的东西,而其中的大多数经验都是从失败的教训中积累的,上面所提到的这一点就是其中之一。我曾经在一家国际性的公司中担任咨询项目经理。公司让我为其它的小组的工作提供帮助。在以往的工作当中,在这方面我是有着相当成功的经验的。尽管我为获得了公司的信任而深感高兴,但内心深处还是有一丝忧虑,我觉得公司对我的期望似乎有些太高了,因为虽然当时的我已经是一名高级咨询顾问了,但毕竟我在公司当中所扮演的角色只是一名初级项目经理而已。

在接受了新的工作任务的头一个星期里,我同自己要协同负责的八个项目的项目经理进行了联系。刚开始的时候,他们并不怎么愿意接受我的帮助。为了让他们相信我的到来决无恶意,我花了好几个星期的时间来慢慢的说服他们,让他们接受我。刚开始的四个月,工作进行的还算平稳顺利,没有遇到什么问题。但是,没过多久,非常出乎我的意料之外,我手下的一个比较大型的项目就出了问题。

灾难剖析
根据我当时的工作记录,我手下一个项目经理的上级负责人在项目设计阶段总结会后接到了取消项目的通知。而在此之前,我们为了准备这次会议已经花费了一个月的时间。特别是在会议前的最后一个星期,我们每天晚上都要熬夜工作,为的就是把会议做好。

突如其来的通知让我们不知该如何是好。我打通了项目经理的移动电话。他接了电话,用微弱的声音告诉我现在没有办法同我谈这件事情。我只能挂断了电话,等着下周能够在公司总部遇到他时再了解事情的答案。

在接下来的五天的时间里,每天我都要面对我的上级和公司多位副总裁的询问,他们希望能够尽快了解原因,找到答案。我只能告诉他们再耐心等待几天的时间。在他们等待的过程当中,我想尽了办法去自己寻找问题的答案,联系了很多同项目小组成员有社交联系的人,从他们那里收集信息。

最后,终于在正式的工作报告当中,我了解到了问题的真实情况。原来,在准备方案的过程当中,项目的高级建筑师(刚从初级建筑师升职上来的)遇到了困难。就在他不断尝试不断摸索的过程当中,他遭到了项目小组内一名资格比较老但技术上也只能算作初级的工程师的攻击和取笑。在项目经理还没来得及解决这个问题之前,其它的一些工程师也都加入到了声讨他的队伍当中。由此一来,原本的会议就被搞糟了,客户方的CIO自然就确信我们的项目小组是完全不能胜任的。

联系的基础
从上面的经历当中,我们可以总结出很多的经验教训。根据在以往的工作当中积累的经验,我很快就把自己的注意力转移到了矛盾的解决上。我知道项目当中的四位工程师和一位初级建筑师在工作当中的声誉一向都非常好,问题同他们的职业素养肯定没有关系。他们之间肯定另有问题。

我用了很多时间,同项目经理一起分析小组成员之间的互动情况。尽管项目经理以前并没怎么太注意这个问题,但是他也还是注意到了小组内的气氛相当紧张。在经过了一番努力之后,我终于在他的帮助下了解到了问题的根源。事实上,是那个高级建筑师先疏远小组内的其它成员的。而刚刚在他升职之后接替了他的初级建筑师职位的那名资历比较老的工程师很讨厌他。其它的工程师也都站在了比较有人格魅力的老工程师的一边。当年轻的高级工程师在工作中卡壳了的时候,老工程师的愤怒让他无法再顾及自己的职业素养,对年轻的工程师进行了攻击。同项目小组成员后来的接触证实了我们最初的分析和判断。

现在问题又变成了我们为什么忽视了这个问题?在以往的工作当中,我也曾经遇到过类似的情况。甚至还曾经发现并解决过这样的问题。项目经理承认他自己把太多的时间花在了办公室里,花在了对项目时间安排的计划上,而忽视了早就已经存在的严重问题。那么,我又能如何为自己托词呢?

我意识到错误出在我对待问题的基本方法上。我在给自己手下的项目经理提出意见和建议的时候并没有考虑他们的个人需求到底是怎样的。更重要的是,我留下了一个领导权的真空,再没有人出来填补它之前,它只是一片空白。

然而,要想控制住一个工作小组的领导权是需要一定的技巧的。至少要有以下两个方面的基础。

?  同项目小组当中的一个或多个成员存在着领导与被领导的关系。理想的状况是,你已经同小组中的某些成员建立起了领导与被领导的关系。这样一来,小组的其它成员在接受你的领导风格时就有了某种参照。但是,由于这个项目小组当中没有一个成员以往同我建立了这种关系,所以这一点对我来说就不适用了。

?  有能够代替你实行领导权的项目经理。这也是一种非常理想的状况,可以让你借助另外一名领导者的力量来实行自己的领导权。如果是由你自己亲自培训他的话,这种方式就更为有效了,因为这样一来他就有了和你同样的领导方式。而在上面的例子当中,我手下的这名项目经理把注意力放在了工作的管理上,而没有放在对小组成员的领导上。

?  应用规则来建立领导权的机遇。技术人员通常是用自己的智慧来树立自己的领导权,通过解答各种技术问题来证明自己的能力。在上面的这个例子当中,我故意没有参加到交流当中,为的就是让那名高级建筑师证明自己的能力。

?  至少要偶尔与小组成员见面的能力。人格魅力在人际交往的过程当中是非常有力的工具,但是要想充分的发挥其效力,还是需要通过人与人之间实际的接触。在上面的这个例子当中,我就没有做到这一点,从来没有同小组成员进行过接触。

?  证明自己对事件的兴趣和影响能力的机遇。要保证自己直接参与到重大项目事件的准备当中。在上面的例子中,我实际上还是以顾问的身份参与到了主要项目事件的准备当中的。

上面所谈到的这五点显然都是出自我自己所喜好的领导风格和领导方式。其它的领导者可能会有他们各自不同甚至有些激进的其它方式。正所谓仁者见仁智者见智。

在跌倒的地方重新站起来
在弄清了造成问题的原因之后,我和项目经理一起制定了一项行动计划。我们给那位高级工程师另外指定了新的工作任务。我们在公司总部召开了为期一周的小组会议。同时,我还让高级建筑师了解到,在以后的工作当中,我会更多的参与他的技术决策。这些措施的采取加强了我在项目小组当中的领导权,也让我能够更好的了解和掌握整个小组的工作状况。这样一来,我给项目经理提出的建议就更有针对性并且更为有力了,也得到了更为积极的反馈。

作者:techrepublic.com.com     转帖自:Zdnet china

项目经理面试指南(上)(2)

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项目经理面试指南(上)(2)
作者:Patricia L. Ferdinandi 著,zhoufang 译 本文选自:UMLCHINA 2002年04月27日

 

准备面试的方法

书、杂志、组织和研讨会

本文的参考目录中列出了许多能得到有效的管理实践信息的地方。去寻找管理方面的书籍,包括技术管理和商业管理两个方面。阅读管理大师,例如:Peter Drucker,C. A. Gallagher和A. Maslow写的书和文章。他们提供了在任何领域都使用的管理知识。信息管理大师例如:Tom DeMarco, M. Page-Jones, Ed Yourdon, L. L. Constantine等等提供了许多条理清楚的、经过实践检验的方法。

如果你要同用户一起工作,要阅读一本有关领域的专业书籍。了解业务比了解技术环境更重要。事实上,让用户参加面试过程越来越流行。要准备得更充分,可以买一本《哈佛商业评论》(Harvard Business Review)这是一本很好的杂志,适用于商业读者同样也适用于IT管理。许多IT杂志例如《CIO杂志》及在参考书目中列出的书目中都有有关项目管理和人员管理方面的文章。这些杂志中还包括概括或详细的技术性文章。

可以和美国管理协会(AMA)和其他商业组织取得联系,获取管理信息。值得一提的是,卡奈基梅隆大学的软件工程研究所(SEI)在90年代提出的管理软件过程,最新标准版本为SEI9000。

许多技术研讨会,例如数字咨询和技术转换研究所(Digital Consulting and Technology Transfer Institute)有许多不同领域的项目管理和技术研讨会。另一种途径是通过你所在的组织。他们也许会提供有关授权、谈判和倾听技巧等的课程,所有这些都有助于你准备项目管理。

你应该了解的软件

掌握一种项目管理工具。例如微软的Project和Applied Business Technology/Project Workbench。所有这些工具都有许多有效的项目管理方法和术语字典。

除了上述提到的工具外,还有一个越来越流行的工具可以针对不同技术环境中的项目在计划编制、费用估算和管理方法上提供帮助。这个工具就是LBMS/Process Engineer,具有CASE界面的工具。

如果你使用过此类工具,把这些内容列在你的简历中。当然,不仅要掌握工具,你还必须具有坚实的基础知识和项目管理方法。

一个项目经理必须足智多谋。通过email进行通信已经取代了电话和邮寄备忘录。许多公司有自己的系统,还有许多公司使用Lotus Notes。无论是用何种产品,必须具有如下性能:

能够与处于不同地理位置的人取得联系
能够有效地通知团队(包括供应商)范围,进度的变更
能很快地解决小问题

要记住人们工作方式的差别,性格内向的人更愿意通过email沟通。这样他们可以有时间思考问题的答案而不是在会议上立刻做出答案。

作为一个项目经理,你可能会作报告(report)和介绍(presentation)。因此,需要掌握字处理软件和图形软件。这些软件在市场上都可以买到。在你的简历上列出你会使用的此类软件。

寻找思想

任何行业都有好的项目经理和差的项目经理。你可以从两种项目经理身上得到启示(什么是应该做的而什么是应该避免的)。如有可能,问一些优秀的项目经理他们是如何做的。如果你对你的职业发展道路还不太清楚,你可以拿一篇刚刚读过的有关文章,问问这些项目经理对此文的观点。

一个成功的项目经理的标志有拥有一支气氛融洽的积极的团队,上层领导的信任和用户的尊重。一致的行动是另一个标志,它是衡量领导能力的基础。优秀的项目经理应该了解每个雇员的长处和短处。他们认为失败并不是缺点,而是一次学习机会。

项目经理必须建立一套专业标准。但按照一套完美的例子来进行管理却是一个失败的项目经理。这虽然说明他们的多才多艺,但更体现了他们在授权和沟通方面的能力不足。使原来想积极工作的员工变得消极的做法可以毁了项目经理。你在技术方面的能力应该用于指导和培训员工。如果你参与编程或设计,你不是在开发你的团队,也不是在做项目经理。

项目计划技术

以下是在面试中通常会提到的有关项目计划编制的术语和图表。大多项目计划编制工具都会使用到一些或全部术语和功能。你应该复习一下有用的一个或多个项目管理工具,这有助于你进一步熟悉常用的技术和功能。

图表类型:

甘特图:用图形,特别是条形图,描述项目进度的图表。每一个条形符号代表不同的意义。例如:关键任务的条形符号及/或颜色可能与非关键任务的不同。概要任务(活动或阶段)的符号可能于其他任务不同。

Pert图:用流程图来表示所有任务的现行依赖关系。PERT的意思是计划评价与审查技术,是一种网络图。

任务列表:文本/纵向地列出项目计划。通常至少应包括以下栏目:任务编号,任务名称,开始日期,结束日期,持续时间和工作效率。

工作分解结构:项目任务和/或活动的结构图。

关键路径:是贯穿整个项目的一条路径,表明在限定的时间成功完成项目涉及的各任务间的依赖关系。调整关键路径上任务的时间进度将会影响整个项目的交付时间。关键路径方法(CRM)图是一种网络图,用于项目的进度控制和协调项目的活动和事件。

可交付成果:证明一个或多个任务完成的有形事物。例如:逻辑数据模型。

依赖关系:任务间的联系会影响一个或多个任务的开始时间。例如:在没有弄清需求前,不能开始编程。

JAD/简化方法:联合应用程序设计(简化方法是90年代的术语)。一套面向结果的,大脑风暴式的,有一个共同的商业目的信息集合/分享会议。该方法是IBM公司在1970年开发的,由固定的,结构化的过程组成,并在一个有经验的实施者的领导下进行。简化方法去掉了一些结构,然而,仍要求所有各方都必须参加所有的会议和一个有建模技术的记录员作记录。参加者们包括项目团队,管理(与用户)和行政官员。为会议的成功,每个人必须理解和同意目的并且尽快解决他们的任务。

延迟:是任务的结束时间和与其相关的任务的开始时间之间的延迟时间。这允许任务结束时间和开始时间的重叠和拉长。

方法论:一种明确的、有组织的、可重复的、结构化的方法/技术,以完成一个通用的目的。这些技术或指南定义步骤,任务,角色,目的和可交付成果,这些是任何系统的成功的实现所必须的。

衡量标准:一个一致并且可重复的测量一个项目的大小和复杂性的方法。标准准备在整个项目生命期中使用许多方法中的一个。今天公司使用的流行方法是:

a) 功能点(Allan Abrecht)

b) 重要事件 (Tom DeMarco)

c) 加权平均

d) 代码行

里程碑:在项目生命期的一个重要的事件的结束。通常一个里程碑是在关键的路径上的一项活动。它不必是一个有形的可交付产品例如一个逻辑数据模型,但可以是用户对工作成果的肯定。

阶段/活动/摘要标题:概要级的概念。不是所有的项目管理工具都强调特定的阶段和摘要一级的格式,然而许多标准的开发方法用这些术语进行工作分解。

RAD:快速的应用开发(如果不正确地使用会有破坏作用)。通过应用程序生成器,建模和快速原型工具的使用加快开发工作的一条途径。最大的改进是在整个开发生命周期中加入快速原型。这在编码前了解清楚用户需求提供优秀的工具。

资源限制:一个基于可得到的资源的数量,每个资源的技巧的水平,资源工作时间表而开发的计划和时间表。

范围变更:对原先设计要求的功能增加而没有对人员,时间或费用的影响进行评估。范围变更可能是一个商业用户或一个热心的程序员提出的。两者影响系统的交付并且不能被估计,分析,或记录。

面试中的表达的要点(就算问题没被问)

如果你没有管理经验

对于那些从未正式管理过一个项目的,可能是非正式地管理过的人。在那些情况中,当强调他们的技术背景优势的同时需要明确说明他们没认识到他们已掌握的那些技巧。你可以提及你是怎么不得不在没有授权的情况下领导一个大型的开发团队进行工作的。需要强调的是没有一个稳固的技术的基础,你的工程任务和估计的决定可能被过分简单化。当你是项目的领导人,你需要提供技术的连贯避免团队超负荷工作。

如果你的技术技巧在未来的技术的环境中是落伍或不同的

你不需要理解技术环境的内部是如何工作的,但是你应该理解一般的概念和特征决定环境的能力和弱点。许多项目管理技巧是超出技术范围的。因此,如果你的技术技巧是落伍的,你仍然能强调你在技术上能负独立责任。提及你管理的应用类型和及其商业作用。提及团队是如何有效地完成目标的。强调你的管理哲学。提到上级,与你地位同等的人,你的用户和部下是如何评价你的管理能力的,记住提起任何你掌握的商务领域知识。在面试时应该将你对你的技能落后的恐惧抛在一旁。一旦你拥有这个工作,你将能向公司内的专家询问。在所有组织中都有各方面专家的非正式的机构。你可以到处打听一下,把他们找出来。

问面试官的问题:

即使你通过面试,得到了这个职位,你还需要信息进行估价,这时是你的好机会。如果这将是项目经理的第一个工作任务,这尤其是关键。你需要明白你的工作环境。因此,你可以问下列问题:

1. 公司优先权是什么?

2. 本项目的执行资助者是谁?

3. 公司使用的开发原理体系是什么?

4. 本项目最后期限是什么?

5. 有量度项目成功的方法吗?

6. 你的新经理将怎样保持项目信息灵通?

7. 你的新经理管理哲学和风格是什么?

8. 项目上的人们的技能水平是什么?

9. 你将管理的项目的范围被充分地定义吗?

10. 技术环境已经选好了吗?

以下是典型的项目管理面试中通常会问到的问题(期望的回答):

很多的问题的答案是主观的,面试官想知道你的观点是否和他们的及公司一致。问题的构成如下:

1. 项目管理软件工具知识,

2. 编制项目计划的技术,

3. 人员管理技能

4. 沟通技能

5. 原理体系知识(标准开发生命周期和项目管理)。

项目管理软件工具知识

问题1:工期和工作量之间的差异是什么?

答案1:工期是商业/日历上的天数,与人数和工作量无关。工作量是与日历天数无关的人的工作。例如:

一天的工作量对于一个一只花50%在时间在上面的人来说,他的工期就是两天。如果两个人全职工作,工期是1天,而工作量是两个工作日。

问题2:怎样和为什么要在编制项目计划时考虑依赖关系?

答案2:根据使用的软件包,依赖关系可以通过将任务及其后续任务的标识符进行关联来表示。依赖关系说明了任务之间关联/并列的要求。依赖关系可以是指在另一个任务能开始之前有一个任务必须完成。例如,逻辑模型必须在物理模型前完成。但测试并不是要在所有编程工作完成之后才开始,如果没有完成的程序对线性测试没有影响。

项目计划加入依赖关系,就能找出项目的关键路径并且能够确定它对项目工期的影响。

问题3:你怎样将人的工作步调与计划结合?

答案3:根据组织使用的具体的工具,可以将资源拆成更小的资源/单位,或者可以将任务拆成更小的任务。

问题4:你怎样将培训,假日和个人教育时间表结合起来?

答案4:每个产品都有标明不工作的天数的公司/全球的日历。每个产品都也有个人的资源日历标明个人不工作的时间。如果项目需要教育和培训,应该把它们象任务那样写在项目计划上。

问题5:你怎样安排类似状态会议这样贯穿整个项目但只需要极少的时间和工作量的任务?

答案5:它的工期将和整个项目时间一样长,占工作量的百分比很小。被分配给任务的每个人花在该任务的时间占他时间的百分比极低。

问题6:实况报告对计划的作用以及实况与最初预计的比较有何价值?

答案6:根据组织使用的特定的工具,每个工具都为实况报告中输入相互独立的要素/域信息。也可以将报表进行分类,来向团队成员和其他相关团体说明关键路径的变化或时间表的调整。这些报告对已实现工作评价和作为在计划下一个工程或阶段的输入有价值。另一个把估计和实况报告比较的有价值的用途是把范围变更对项目的影响记录下来。

做项目计划的技能

问题7:你为什么制定项目计划?

答案7:项目计划是实现成功的系统的路线图。它提供了一种手段来通知每个人希望他们做什么及何时完成。它帮助项目经理使管理层,商务用户和支持团体了解项目状态和调整特殊的资源。逐项列记的“一览表”协助对任何变动的影响进行迅速评估。当实况报告与计划联系起来后,项目计划为今后项目的任务划分和估算提供了有用的信息。

问题8:你将怎样着手做项目的计划?

答案8:进程安排是一门艺术。根据已知有关业务目标的事实,公司一般标准,以及可以利用的过去的经验。可以从清楚地定义范围和目标开始。把项目的风险和制约做成文件。差的估计源于对业务知识和项目范围缺乏了解。可以从项目任务分解入手,例如先划分阶段,然后定义每个阶段的活动,再定义每个活动中的任务。识别和文档化里程碑和可交付产品。项目计划是当信息变得可以利用的时,不断细化的有生命文件。很好地记录进度的变化对项目经理,开发团队,支持团队,以及管理层,商业用户都有益处。

问题9:你将怎样着手制定项目计划?

答案9:在适当的活动和阶段或其他的概括的标准说明下,输入确定的任务。将适当的可交付产品及里程碑和特定的任务联系起来。连接全部需要依赖关联的任务。把资源角色或资源名字加到每个任务上。应用度量结果确定事先的任务工作量,把更多的时间用于需求收集,设计和测试。考虑所有已知的节假日,培训,休假或其他的资源停工时间。计划草案将同支持团体,管理层和商务用户一起复查,做为补充性的输入和最终的批准。