一、知识地图简介

　　在知识经济时代，企业开始对知识管理。但是知识管理是一个很复杂的过程，涉及到企业的方方面面，是将企业的智力资本转化为价值的一系列过程，包括知识的创造、获得、组织、应用、共享和更新等。要进行知识管理，需要有技术和工具的支持，而知识地图被认为是一种有效的知识管理工具。目前很多大型公司都在使用知识地图，比如Microsoft 公司1995年就开始制作知识地图，西门子公司也将知识地图作为其知识管理系统的重要组成部分。50 %以上的知识管理项目都要用到比目前的企业公共网站复杂得多的知识地图。

　　二、知识地图的概念和精髓

　　知识地图的概念最早是由布鲁克斯(B. C. Brooks)提出的。他提出的知识地图的概念主要是指人类的客观知识，他认为人类的知识结构可以绘制成各个单元概念为节点的学科认识图。在企业知识管理中，知识地图有它特定的含义，是一种知识库管理系统技术(DBMS) 与因特网技术相结合的新型知识管理技术。

　　泛微软件对知识地图的理解是这样的：首先，知识地图是一个向导，它本身并不是一个知识的集合。这是知识地图不同于以往信息工具的最突出的一点。对用户来说，大部分的信息是在知识地图所指向的知识源中，而不是被包含在知识地图本身。这是知识地图和其他一些工具如CASE ，数据库，群件和BPR 等软件的一个最大的不同之处。知识地图不是具体的知识，而是关于知识的来源的知识 。

其次，知识地图指向的是知识源，而这些知识源不仅可以是已经固化在一定的载体上的各种形式的文献、数据库，也可以是大脑中存储了丰富的隐性知识的专家或其他员工。

　　第三，知识地图不仅仅要揭示知识的存储地，通常也要揭示知识之间的关系。很多学者认为，知识地图在试图揭示知识之间的关系时，往往会发现以往所没有发现的某些知识之间的新的关系，从而产生新的知识。

　　第四，知识地图的最终目标是帮助企业员工实现知识的共享。知识地图之所以要尽量完整地揭示企业的知识源，就是要使使用者在需要知识时，能够很有效地找到它们，不管这些知识是以什么形式存在的，是显性的还是隐性的。这样做的最终目的是使企业已有的知识能够被所需要的人找到，实现企业知识资源的充分共享，最大限度地发挥企业知识资本的作用。

　　三、知识地图在泛微协同管理平台（e-cology）中的应用

　　知识地图是一种合理使用组织中知识的工具，因此在知识管理中占有重要的地位。泛微软件把企业或组织看作一个生命体，知识地图就好比这个生命体的记忆，它不是一个静止不变的实体，而是一个在不断进化和充实的活动的容器。知识地图搜集企业的关键知识并将之进行一定的合成，使企业的员工可以通过知识地图的导航来进行学习，并可以通过发现知识地图中新的知识之间的联系来进行创新。具体我们以e-cology协同管理平台来说明知识地图在企业知识管理中的功能。

　　1、有助于新员工的培训

　　新员工的培训是必须进行的，同时也是要花费一定的时间和精力的。企业培训部门总是希望培训能够取得明显的效果，使新员工迅速融入到企业中来。无论是提高新员工的技术水平，还是向他们灌输企业文化，培养他们适合本企业的工作精神，使用知识地图都是带领新员工进入状态的最好的、成本最低的有效途径。

　　在知识经济中，工作的流动性越来越大，专业人才总是向着最能发挥自己的作用和实现自己价值的企业靠拢，许多企业因为这种低落的员工忠诚度而付出了重大的代价。他们不得不经常雇用新的员工，并花大力气来培训他们以适应本企业的工作。使用知识地图，能够在很大程度上降低企业培训新员工的费用，从而减少企业因为过于频繁的人员流动而带来的损失。

　　知识地图通常通过工作和角色导航，来辅助新员工或者是重新分配工作的员工的培训。员工使用知识地图，就可以很清楚地明白自己在企业中的地位，明确自己的职责，找到可以使用的资源，观察企业的其他部分，从而了解到整个企业是如何实际运作的。运用知识地图，员工可以轻而易举地完成这些工作而不用去烦扰那些本来就已经很忙的经验丰富的专家。

　　2、有助于企业共享知识

　　知识对于企业或个人都是一种财富。个人拥有了别人所没有的知识，就能做出比别人好的业绩，就可能有比别人好的待遇和更多的晋升机会，所以很多人从这个角度考虑，并不愿意贡献自己的知识来和别人共享。因此要想建立一个比较完善地反映企业的所有知识资源的知识地图，就需要所有企业员工的大力支持，而这种支持在很大程度上取决于企业文化是否推崇这样一种知识共享的观念。也许刚开始在企业中实施知识地图的时候，很多员工都对它持怀疑态度，但是可以将那些愿意使用知识地图的员工的好的例子在全企业进行实例宣传，比如可以让这些员工来讲述他们使用知识地图的切身感受，给他们的实际工作带来了哪些切身利益等。通过这种现身说法，比空洞的说教更能引起其他一些开始时不愿意共享他们的知识的员工对知识地图的兴趣，鼓励他们贡献自己的知识来进行共享，同时也在自己遇到问题时积极使用知识地图去找到合适的解决方案。这样通过长时间的潜移默化，就会逐步在整个企业中加强知识共享文化。

　　3、有助于有效利用企业中的隐性知识

　　企业所拥有的知识可以分为隐性知识和显性知识。隐性知识是未能用文字记述的难以交流的知识，它往往存在于人的大脑中，表现在手工技能中，通过行动表现出来。显性知识(又称为明晰知识或编码知识) 是指可以用正式、系统化的语言传播的知识，存储在各种类型的载体上，编码在手册、程序和规则中，显性知识和隐性知识的关系类似于大海中的岛屿。显性知识只是露出海面的一个小岛，而隐性知识是隐藏在海面之下的庞大的部分。同时，很多专家认为，企业的核心竞争力来自于企业的隐性知识，并且十分依赖于人掌握的隐性知识。因此如何将隐性知识转化为显性知识是知识管理研究的一个核心的问题，但管理学大师德鲁克(P. F. Drucker) 认为: “隐性知识，如某种技能，是不可用语言来解释的，它只能被演示证明它是存在的，学习这种技能的唯一方法是领悟和练习。”。所以往往一个好的编纂隐性知识的方法是指向拥有知识的专家，并鼓励知识的寻找者在需要知识时积极主动地同这些专家进行交流。知识地图的一个功能就是指向这些拥有丰富的隐性知识的专家，通过建立知识地图，就找到了利用企业中的隐性知识的指南，从而充分而有效地利用好企业的隐性知识财富。

　　4、有助于制定教育研究计划

　　知识地图是对全企业的知识资源的一个总体的视图。知识地图制成后，公司内的薄弱环节和知识不足部分便暴露出来。这就给企业从外部引进知识和经验以及开展企业内部的培训提供了向导，哪些地方还存在不足就可以有针对性地加强哪一部分，做到有的放矢，这样企业才不至于陷入信息烟雾中。现在泛微软件自身正在使用的知识地图有400多幅，基本涵盖了泛微的方方面面，并且还在不断完善中。

业务发展的培训计划都可以按照既定的知识地图的路径来实现：

　　5、有助于企业知识创新

　　建立知识地图是一个连接信息或者知识的过程，通常创建知识地图的过程也会产生附加的知识。这些新的知识通常来自于发现以前的知识之间的新的联系。同时，由于知识地图有助于企业员工的知识共享，企业员工通过知识地图找到自己需要的知识或者同其他同事进行交流和探讨。在这个交流的过程中，就会有知识的碰撞，产生一些新思想的火花，从而促进企业的知识创新。

　　6、有助于评估企业知识资产

　　作为企业的一种知识财产清单，知识地图还可以作为一种评估企业的知识现状，展示可以利用的资源，发现需要填补的空白的工具。同时，可以对知识地图中使用频率比较高的知识加以识别，找出企业的关键信息所在，从而确定企业的知识资源的重点，并在企业以后的发展中对这些方面的知识给予更多的关注，增强企业的竞争力。

　　四、结语

　　本文主要是对知识地图的含义做了一个简要的介绍，并分析了知识地图在企业知识管理中的功能。在知识经济时代，知识管理已经得到了越来越多的公司的认可。要使知识管理起到实质性的作用，就必须使用有效的工具。知识地图就是实现知识管理的有效工具，各个企业可以结合本企业的特点，应用泛微软件的e-cology协同管理平台编制知识地图，配合其他知识管理工具的使用，推动本企业知识管理的发展，充分利用本企业的知识资源，在激烈的市场竞争中立于不败之地

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成堆的有用无用的纸、杂乱无章的书籍和办公用品散落在各处，这就是我们办公桌上的一般情形。在电脑的内部，在电脑的桌面上，在“资源管理器”中，也同样充斥着无序与混乱。这种虚拟的混乱极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率，当许多人面临这个问题时，认为硬盘空间又不够了，电脑性能又不跟不上了，需要再换一台新的电脑了。事实上，我们真正需要的是坐下来，好好花时间将电脑里的文件真正管理起来，会为自己日后省下更多的时间。

　　文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取，所有的文件将通过文件夹分类被很好地组织起来，放在你最能方便找到的地方。解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理，从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立，我们都要按照自己的工作和生活需要，分为大大小小、多个层级的文件夹，建立合理的文件保存架构。此外所有的文件、文件夹，都要规范化地命名，并放入最合适的文件夹中。这样，当我们需要什么文件时，就知道到哪里去寻找。这种方法，对于相当数量的人来说，并不是一件轻松的事，因为他们习惯了随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。下面，我们将帮你制订一套分类管理的原则，并敦促您养成好的文件管理习惯。以下是我们总结出的一些基本技巧，这些技巧并不是教条，可能并不适合你，但无论如何你必须要有自己的规则，并坚持下来，形成习惯。

　　第一招 发挥我的文档的作用

　　有很多理由让我们好好地利用“我的文档”，它能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。我们可以利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。至于“我的文档”存储在C盘，在重装系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面上的“我的文档”，选择“属性”。在弹出的“我的文档 属性”窗口中，单击目标文件夹下的“移动”按钮，然后在新的窗口中指定我们刚创建的文件夹。重装系统后再次执行以上操作，再重新指向此文件夹即可，即安全又便捷。

　　小提示

　　如果你使用Windows 2000/XP，则移动“我的文档”文件夹时，其下的所有文件会自动移过去，但如果你使用Windows 9x，则需要手工将C:\My Documents下的所有文件手工移到新指定的文件夹中，否则可能会丢失数据。

　　第二招 建立最适合自己的文件夹结构

　　文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如，有相当多的IT自由撰稿人和编辑就是以软件、硬件的类别建立文件夹;而很多老师，就是以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。

　　同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开。这样，当我们想要找到一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方。

　　第三招 控制文件夹与文件的数目

　　文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。另一方面，如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。

　　第四招 注意结构的级数

　　分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，检索和浏览的效率就会越低，建议整个结构最好控制在二、三级。另外，级别最好与自己经常处理的信息相结合。越常用的类别，级别就越高，比如负责多媒体栏目的编辑，那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹，老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文件夹，也应当是一级文件夹。文件夹的数目，文件夹里文件的数目以及文件夹的层级，往往不能两全，我们只能找一个最佳的结合点。

“执行力”，是目前许多企业管理者津津乐道的话题。现代企业强调对客户资源、人力资源、财务资源等各项资源的管理，但如何将这些管理的重要方面有效地连结和整合起来，如何及时将决策者的战略规划在相关部门分布实施，是现代企业在竞争中取胜的关键因素。这种有效整合和及时实施的能力通畅可以理解为一个企业的“执行力”。

　　有观点认为，执行就是一套系统化的流程，它包括对方法和目标的严密讨论、质疑、坚持不懈地跟进以及责任的具体落实。这就有一个执行主体协同管理的问题：执行仅仅是决策者或管理者的职责吗？如果不是，企业各级执行者之间又如何实现协同工作？

　　协同信息交流平台——提升整体执行力的前提条件

　　随着计算机系统的普及，很多企业先后都采用各种相互独立的网络系统、应用系统(文档管理，邮件管理，人事管理，销售管理等)，在部分提高了效率的同时，这些系统的相互独立性也为企业的整体管理设置了障碍，它们缺乏一个统一的界面，没有相互连接的信息渠道。孤岛的存在阻碍了企业运作效率的提高，也制约了企业整体执行力的提升。

　　近年来兴起的协同软件，其应用的重点之一在于为企业提供一个统一的管理平台和畅通无阻的管理“通道”，通过信息交互、业务流程及随需应变的软件应用方案，以增强企业管理执行力。以产品竞争力位居第一的复旦协达CTOP为例，其协同软件为用户提供了一个立体的、多维的信息获取、共享和使用的协同平台，并且提供对各个业务环节进行整合的方案，使得协同平台可以面向整个业务过程来进行管理。随需应变是将企业的“人”、“财”、“物”、“信息”和“流程”，依据客户的个性需求进行充分协作、整合。在协同环境下，企业工作效率提高了，也为整体执行力的提升提供了可能。

　　协同工作流管理——企业执行力的组成要素

　　企业经营活动是一个动态的复杂流程，各个部门组织、人员的工作都是经营活动的一个环节，要实现整体执行力的提升，就必须对现有工作流的每个环节进行有效管理。因此，在现代企业的经营过程中，执行的对象是企业的各项战略与计划，而执行者则应该是企业全体员工，包括决策者、各级管理人员及普通工作人员。

　　协同软件(Collaboration Software)是指那些以团队协作为目标的协作软件工具，主要包括群组协作管理，如：工作流管理、项目管理等。复旦协达的CTOP协同软件最为核心的功能组件就是工作流系统，在公文处理、档案管理、会议管理、人事管理、商务管理、项目管理等部分被广泛调用。

　　协同工作流管理 WFM 系统是一个“人-机”系统，企业员工是系统中的基本角色，是直接的任务分派对象，他或她可以直接看到电脑针对自己列出的“任务清单”，跟踪每一项任务的状态，或继续一项任务。这样，员工的任务分派和任务的完成状态，可以被最大程度地电脑化和受到控制。由此，实现了管理者及时监察、控制、管理运行中的业务(工作流)，例如任务、工作量与进度的检察、平衡等目的。

　　由此，以协同工作流管理为线索，将企业员工和各级管理人员的职责进行整合优化，在一个统一的平台上实现及时反馈和监督。可以这样说，这是局部的“执行”，是企业内部的细节“执行”，也正是这些普通员工和管理者的“执行”，才构成了全局意义上的整体执行力。