2006年04月24日

一、信息化是企业发展的大势所趋

  众所周知,信息化是当今世界经济发展的大趋势。随着信息技术的突飞猛进,信息化已经成为一个国家、地区社会经济发展综合实力和竞争力的重要体现。

  信息化就像文字、计算机的发明一样,是人类历史发展的又一次飞跃。20世纪末,以美国、欧洲诸强为代表的发达国家先后将信息化注入到国家意志中去,统一了全国、全社会对信息化的认识,率先跨入了信息时代。进入新的世纪,越来越多的国家将信息化放在了首要位置,将信息化作为实现国民经济腾飞的契机,比如韩国、印度等。现代信息技术正以其强大的技术支撑帮助社会从原来那种半工业化社会或工业化社会向信息化社会过渡。

  信息化是革命性的人类活动,必然适合中国现代化发展的大趋势。要在中国现实的巨大的数字鸿沟面前,统一全社会的意志,用信息消除不确定性的东西,在中国这样的半农业、半工业、半信息化的混合型社会中建设和谐社会。

  中国经过几十年对信息技术、管理技术、研发技术和制造技术的引入、开发、应用、推广的实践与积累,信息技术在社会生活各个领域尤其是在企业的经营管理中应用得越来越广泛,应用规模也越来越大。现代信息技术、管理技术、研发技术和制造技术已开始应用到企业产品生命周期全过程和企业运行与管理的各个环节,正成为提高企业核心竞争能力和企业整体管理与技术创新能力的重要组成部分。

  因此,许多有远见的企业便提出了企业信息化战略的思想,并把信息化战略纳入了企业发展战略体系中。

  二、信息化在招投标工作中的重要性

  “节约成本,提高利润”是所有企业追求的目标,而信息化的广泛应用,为招标机构实现了一个实时共享的信息交互和业务协同的环境,使得招标机构内部工作人员都可以在这个统一的环境中进行交流与协同,从而大大提高了工作效率,为企业降低了管理成本。另外,在日常工作中,每单业务资料的整理积累,对于招标机构都是一笔宝贵的财富,信息化的应用,更进一步避免了因机构人员的异动而造成的资源流失或冻结。

  正是由于信息化应用在实际工作中的优势,使得我们迫切地需要加强自身的信息化建设,而我们现在所推进的招标机构信息化,恰恰体现了在招投标工作中对信息化应用的高度重视。

  电子信息技术凭借自身的良好渗透性和粘合性成了信息化管理的最佳选择,所以,招标机构的信息化进程,就是通过运用电子化的手段,利用所能掌握的一切资源,应用更多的科学管理方式,加强协同办公,最终实现工作效率的提高以及工作环境的改善。

  三、信息化在招投标工作中的应用

  由于在招投标工作中采用信息技术有它独特的优势,现在世界各国和国际组织普遍加以采用,并指定为一种重要的工作手段。如欧盟的EC计算机信息系统,又称每日电子标讯(Tenders Electronic Daily),是指定的发布渠道;美国在政府采购中还专门采用了计算机征求意见系统;英国政府有GIS政府信息服务系统(Government Information Service),其中包括政府采购的规定、程序和信息服务等。

  在国内,沈阳招标中心、北京国际招标有限公司、国信招标有限责任公司、中招国际招标公司、西北(陕西)国际招标公司、广西壮族自治区机电设备招标中心以及上海机电设备招标公司、深圳市国际招标有限公司等多家招标机构均通过委外研发和自主开发等方式在一定程度上实现了信息化在实际工作中的应用。

  四、招标机构对信息化的态度

  从1984年至今,我国的招标机构历经了从体制到观念的变革,经受了从市环境到经营模式的转变,对国家的经济建设和社会主义市场经济体制的完善发挥了积极重要的作用。但随着招标代理服务领域的扩大和采购商选择能力的增强,同业竞争日渐加剧,整个行业也逐渐趋于整合。原有的经营方法和管理手段已远远无法满足企业发展的需要,传统招标机构普遍面临着生存和发展的巨大压力。如何提高管理手段和水平,树立公司的良好市场形象,在激烈的市场竞争中胜出,已经成为很多具有远见卓识的招标公司亟待解决的问题。

  在2006年2月中国国际招标网对147家招标机构展开的抽样调查中,绝大多数被访者达成了这样的共识:电子信息技术将促进招标机构加速发展。

  1.绝大部分招标公司对采用招标管理系统持支持认可态度,但有超过半数单位对通过互联网发布公告、公示、标书下载、澄清标书、管理专家、供应商等工作尚有疑虑;

  2.在已应用该系统的公司中,有近一半对产品持不满意态度,这说明系统提供商未能足够了解招标公司业务流程或缺乏相应基础资源;

  3.绝大部分招标公司认为网上开标、评标有实际困难,但可以解决;

  4.在已调查的招标公司中,除了具备机电设备招标资质,还具备其他招标资质,如建设工程招标资质、政府采购资质、服务招标等,所以该招标管理系统应该在具体工作中满足差异化的需求。

  五、招标机构信息化的前景

  在资源管理方面,信息化可以帮助招标机构创造资源共享的业务环境,有利于资源的整合;在决策支持方面,信息化为高层决策提供实时准确的数据依据,有利于宏观调控;在信息整理方面,信息化有利于招标机构对于所掌握资源的科学统计分析;在信息查询方面,信息化能够帮助招标机构快捷地实现对某方面或多方面关联信息的查询和提取;在专家管理过程中,信息化将进一步完善对于在不同条件下专家的抽取工作;在帐务的管理方面,信息化更便于招标机构掌握完整的财务流程;此外,信息化还能帮助招标机构实现实时共享的信息交互和业务协同,提高工作效率,为企业降低管理成本。

  六、如何搞好招标机构信息化建设

  目前,国内招标机构的信息化仍以信息服务为主要特点,信息化的许多特点和作用还没有得到充分的利用和发挥。

  从政府的角度来说,应加强对招标机构信息化建设的重视,加快自身电子政务的应用步伐,并尽快完善信息化过程中相关法律法规;作为招标机构,应努力提高从业人员的计算机应用水平,并尝试从网络协同办公的应用,逐步体验信息化对日常工作所带来的革新,提高工作效率,降低管理成本;作为信息化软件(平台)的提供方,除了提高自身的专业开发能力,还要了解招标公司业务流程并掌握相应基础资源,在细节上要注重招投标过程中的各个环节,围绕提高使用者工作效率、降低成本,用成熟的技术打消招标机构对招标工作信息化安全性和保密性的疑虑,另外,提供方必须要在具体工作中满足不同性质招投标服务的需求。只有在各方的共同努力下,我国招标机构的信息化建设才会不断的充实、完善和提高。

  七、信息的综合利用是招标工作的灵魂

  在激烈竞争的世界里,信息出速度、信息出效益、信息出财富已经成为人们的共识。信息资源已经成为比物质资源和人力资源更为重要的关键性资源,二十一世纪是信息化的时代。加强信息的综合利用,加快信息网络的建设一定会极大地推动招标事业的发展。