2005年11月14日

 

 随着电子商务时代的到来,全新的商业范式开始迅速孕育。企业不再采用人工办法购买和销售它们的产品。在这一范式下,随着买主和卖主通过电子网络而联结,商业交易开始变得具有无缝性。其结果是十分惊人的:交易过程很大程度上都变为自动化;供应商关系通过电子网络而紧密联结;服务品质得到改善;大额成本得以削减。一些处于前沿的组织,甚至开始从关注成本向增加收入过渡。这些变化,都是全新的采购环境的一部分。当今,企业极大的改变他们的竞争能力的潜力十分巨大。
  该项研究旨在研究从购买到电子采购的转化,以及这一转化如何对整个组织施加影响。该项研究显示出,那些采用电子采购的企业利润得以激增。不象其他基于技术的投资,电子采购通过DELIVER HARD BENEFITS,并由于其改变了供者-买者的经济关系而获利。

大规模的储蓄得以计划和实现

  公司发现电子采购正在改变整体的供应基础以及其成本构成。电子采购的投资回报非常巨大,其平均投资回报超过300%。
  实行电子采购的这些公司报告说,储蓄与预期的高水平相一致。非常明显,电子采购作为供应商整合及效率的驱动者正显示出其前景。
  公司为实行电子采购正在进行大规模投资,一般企业都计划投资2百万到4百万。这些投资得到了大规模储蓄的支持,一般的公司都期望将其外部支出节省9%。
  尽管公司指出实行电子采购的主要障碍在于其他竞争性的举措,给定公司的投资回报率潜力,电子采购有可能成为公司可能采取的举措中回报最高的。

电子采购正在被迅速运用

  尽管电子采购在最近几年才兴起,它迅速成为一种商业标准。超过90%的被访者指出,电子采购是他们的一直在进行的商业计划的一部分,令人吃惊的是,有30%的被访者在一定程度上都实行电子采购。美国公司在这方面先行一步:41%的公司完全进行电子采购。
  电子采购系统和服务供应商报告说,电子采购运用率最高的行业是高科技制造业、电信业以及金融服务业。在这些行业内的电子采购运用率被预期将持续增长。预期新的增长来自于一般制造公司对电子采购的运用。

电子商务的战略由对B2B的考虑来驱动

  虽然媒体的注意力已经集中于消费者身上,公司仍然在发展包括他们所有的商业关系的电子商务战略。被访公司报告说,它们的电子商务的五个最高目标中有四个集中于供应链和采购过程。随着互联网允许从事商务的新办法的出现,对商业伙伴和每天交易的整合的注意正在增加。电子采购作为一种有助于整合和巩固B2B安排的关键机制正在出现。

采用多种方法以促进成功

  通过使用基于行业和业务要求的方法,B2B电子采购正在被LEVERAGED。实行办法从再线拍卖和网上购买到自动交易工作流和交易外部OUTSOURCING。许多公司正使用新的功能和"盒外"(out-of-the-box)思维为他们的公司和行业重新设计采购过程。
  电子采购也正在提供各种各样的技术和服务以支持不同的方法。这些技术和服务包括终端到终端的解决方法(包括供者-买者带有客户目录的网络)。供应商通过创造自己的网上整合供应市场还在帮助公司建立新的收入流。

电子采购的出现提高了流程的效率


  以前,许多公司都对他们的整体采购过程在向组织传递收益和服务方面不满意。
  在那些已经实行电子采购的企业中,许多企业都对采购过程和对关键供应者的整合感到满意。有关供应商关系、分散的购买成本压力及客户服务需要的对传统采购过程的挑战已经被新的应用技术的广泛使用所克服。

成功的七个步骤

  对削减成本的增加的兴趣和关注,强化了在竞争激化的市场上发现新方法以赚取利润的需要。采购过程将成为利润争夺战的一个新的战场。根据调查结果,计划建立网络使能的电子采购系统的企业需要采取以下行动:
  保证电子采购被视为竞争力的关键商业策略。
  你的电子商务策略必须包括买者和供应商的合作。
  为创造价值通过电子采购检查你的业务中的杠杆点。
  保证你的采购行动与战略性的采购滤选计划同步。
  不同的产品和服务预期需要不同的方法。
  理解可供使用的工具和不同的方法,以及它们对你的意义。
  考虑在网络上开展商务时对组织的冲击。

 

企业要真正实现电子商务,只有将ERP、CRM(客户关系管理)、SCM(供应链管理)三者结合起来形成闭环,才能根据客户的需求,完成从原材料采购、企业生产产品、将符合客户需求的产品按时送到客户手中这样一个完整的流程,而在这其中,企业采购物品的过程往往是最繁琐的,同时也是最耗费时间和资金的。

例如,假如你的公司销售由各种定制部件组成的设备,而每种部件你都得从不同的厂商那里采购。为了将所有这些部件集中到一起,你首先必须确定能够制造那些部件的公司。一旦找到了那些公司,你就必须与合作伙伴交换和讨论一些技术文件——如图纸和产品规格。在此之后,必须在公司内部处理采购单,这通常意味着要获得管理人员和/或技术人员的批准。最后,还必须将定单和随后的付款事项记入后端系统。要完成所有这一切,工作人员必须仔细搜索各种目录来寻找供应商,花费很多小时来打电话和发传真,并且在内部各部门之间来回穿梭以获得批准。与此同时,人为错误很可能会出现:定购的产品也许不对,装运日期可能写错了,接收地点也许不精确。

而电子采购将能够帮助你解决上述问题,它是一种在Internet上创建专业供应商网络的基于Web的方式。利用电子采购,可以提交请求,交换规格,收到和批准报价。那么,电子采购是怎样克服目前采购方法中的缺陷呢?

使用EDI的电子采购

电子采购门户站点对购买简单商品最为有效,因为那些商品不像定制产品那样需要那么多的人力判断和通信。电子采购门户站点可以让供应商创建和维护其产品的在线目录,其它公司可以从这些目录中搜索商品,下定单以及当场确定付款和装运选择。

当你试图购买那些必须定制的产品时,情况会变得复杂一些。在那些情况中,常常需要人力判断以及人与人之间的协商,电子采购工具也会对这个过程起到很大的作用。

第一步就是整理叫做RFP(建议请求)的信息包,其中包括有某一商品的技术规格和供应要求。其次,必须找到一个能够满足该请求的供应商。为了节省时间和资金,只需要与有资格的供应商联络,这样花费的精力最少。

使这一过程自动化的一种方式就是使用EDI(电子数据交换)网络,它能够让供应商和买主交换采购信息。只要交纳一点事务处理费,就能通过 EDI网络提交信息包,并通过同一网络收到答复。利用EDI,你可以将文件发送到目前作为EDI成员注册的任何一家公司。但是,EDI网络虽然对中间件技术如用于Windows平台的CORBA和COM+提供了各种方式的支持,但一些特定的连接常常会导致不兼容的应用之间的集成问题。

使用 Internet的电子采购

EDI网络存在的问题可以通过使用Internet来解决,因为Internet可以很容易地将电子采购应用与你的现有系统以及供应商的系统集成起来。你和合作伙伴只需将这些应用插入一个标准接口就行了。电子采购软件然后就成了厂商的应用软件和买主的应用软件之间的一个技术翻译器。(你可以仍然使用拥有电子采购软件的EDI网络。大多数采购软件包与目前的EDI应用软件集成,所以,你既可以通过Interent又可以通过EDI网络来提交报价请求。)

尤其值得一提的是,安装和部署这些新的解决方案的成本是很低的。在大多数情况中,基于Web的电子采购是作为一项服务来提供的,因此你不用自己负责安装或管理软件,就可以迅速采用电子采购系统,然后将维护的负担交给服务提供商。

为了增加吸引力,大多数电子采购软件包提供先进的功能,这些功能是使用传统方法所不能获得的。例如,一个标准的电子采购软件包可以让你定义工作流——这正是传统的采购方法常常陷入困境的地方。假设你的公司政策做出要求,在购买一件商品时,产品经理必须核准商品与技术规格相符,并确认拟定的交付日程符合制造周期,而采购经理要负责批准付款条件。电子采购解决方案能够让你确立一些跟上公司审批程序的指导方针,以便合适的人在合适的时候得到合适的信息。

电子采购软件也可以定义工作责任。例如,如果你的公司将采购任务分配给公司的不同部门,你可以向一些特殊部门授予准入权。或者相反,你可以将采购权限制在一个集中部门(这是通过协商获得大量折扣的一种很好的方法)。

需要用技术图纸来陪伴你的RFP吗?答案是否定的,许多电子采购软件包与CAD软件集成,使你和供应商可以从浏览器来访问图纸。关于安全性,电子采购解决方案提供了各种融合的加密、验证和职责划分特征。

除了这些特征之外,电子采购软件也通过使一些耗费人力的任务自动化来起到帮助作用。例如,如果你的公司总是需要不断地供应某些部件,就可以使用一个电子采购软件包来监测库存水平,并且在库存不足时自动地采购新的部件。该软件能够使某些文书任务自动化,如完成采购申请和定购表。

随着电子采购模式的扩展以及越来越多的公司在网上提供产品,在线市场将成为采购那些你以其它方式无法找到的商品和服务的一种更加可行的地方。厂商将分裂出并且组成一些更小的、特定行业的网络,使买主获得更多的选择。正如在现实生活中一样,当你在网上进入一个专业市场时,你可以更好而且更快地进行采购。

电子采购软件示例

Verian ProcureIT

Verian公司的ProcureIT通过使采购程序自动化,可以帮助提高库存管理效率,并减少管理成本。所有这些都是基于Web的界面(Netscape和Microsoft Explorer 3.0及之后的版本)来实现的。利用ProcureIT,可以加快供应链循环,使你的员工能够更好地跟踪客户的定单状态。

单独访问采购程序可以让员工在线跟踪商品,为他们节省宝贵的时间。通过登录ProcureIT来检查装运货物的状态,员工可以避免通过电话或电子邮件与装运部进行实际联系所带来的麻烦,这些工作常常耗费大量时间。

此外,CIO通过跟踪公司完成一项客户请求所花费的时间可以更好记录公司的表现。这些数据然后可以被编辑起来并在将来的客户洽谈和销售会议中使用。

ProcureIT的目标市场是中型企业,该产品除了价格优势之外,ProcureIT也带来许多增强特征,如用于经常性或季节性定购目录的多个选择表、员工的公司内/外日程安排以及像图纸或文件这样的定单附件。这些选项加上一组综合特征为它赢得了很好的评价。

在安装和实施期间,Verian公司的顾问与客户一起工作,以定义客户的要求并定制解决方案。一个中型(200多个用户许可证)公司的平均安装时间为12至14周。

作为一个IT成员,可以利用适当权限和团体分配来确立用户群。通过这个管理模块,增加厂商和产品目录信息。ProcureIT有迅速将数据加载到一个厂商目录中的能力。

ProcureIT基于浏览器的界面比较易于使用,用户可以看到基于其权限的主菜单功能,而任务中心区则列出了需要立即关注的任务。

为了订购一个产品或提出一项请求,可以填写所需要产品的在线表格。对于经常定购的商品,还可以建立一个类似于最喜爱的商品目录或购物单的选择目录,当然也可以建立多个目录。

一旦定单确定下来,就通知经理有请求需要批准。产品可以全部同时或者逐项地被批准或拒绝。定单可以通过电子邮件、传真或EDI被自动地发送到供应厂商。同样的这些方法可以被用来接收发货单,然后与邮政汇票(PO)对账。

此外,仓库管理员可以使用ProcureIT的库存模块来监测产品水平,生成库存统计报表,并跟踪产品的存放期。因此,仓库管理员不必以手工方式跟踪和再定购商品,为其节省了宝贵的时间。

总之,ProcureIT提供了一个十分简单的电子采购系统,但该软件界面令人感到十分乏味,图形和色彩的使用不仅会使屏幕更加好看,而且会使程序用起来更令人愉快。

尽管ProcureIT缺乏图形,但ProcureIT提供了一个跟踪厂商表现和保持库存的简易系统。该软件减少了传统采购方法所带来的管理难题和管理费用。ProcureIT不仅为公司节省了宝贵的时间和费用,而且也提高了整个企业运作的效率。

Oracle Purchasing

Oracle Purchasing系统是一套完整的电子采购解决方案,它可以帮助您快捷高效地处理请购单、采购单、询价请求及收据等工作,以使能够集中精力发展重要的供货并驾驭整个采购过程,它是Oracle Applications 的组成部分,与Oracle其它应用产品全面集成,为客户提供全方位的方案,其主要功能包括供应管理、供货基地管理、请购单、采购单、接收、批准文件与安全、预算控制、发票匹配与付款等。其主要特点如下:

  1. 与Oracle Web Suppliers和Oracle Web Employees配合使用,会使广大的自助用户方便地操作Oracle 采购系统。

  2. Oracle 采购系统所形成的业务流可以减少用户学习的弯路,提高工作效率,请购单由请购模块及诸多功能强大的缺省值生成,使用自动生成功能,把申请单转换成采购单,申请单可通过联机输入、库存补充或Oracle的计划产品生成。

  3. 所有的信息读取工作全部通过Oracle采购系统在线使用,从而减少了纸张消耗。需求方可以联机生成请购单,并自动申报审批。Oracle MRP和Oracle库存系统可以根据计划采购单和供给目录定货单在Oracle采购系统中自动生成请购单。

  4. Oracle采购系统的联机审批与安全选项可以保证特殊业务需要,并主动提示运作项目。

  5. Oracle采购系统的供应商项目目录功能可以使需求方和采购方浏览自己限定的或供货方提供的目录,选择需求项目,然后生成请购单或采购单。

  6. Oracle采购系统有效的接收功能全面提供从码头到仓库的签收与检验供货方的货物和货单,联机查询和报告为收货方提供签署收据及加快后续发货所需要的信息。

记者之见

电子采购是企业实现电子商务的一个重要环节,据美国全国采购管理协会(www.napm.org)称,使用电子采购系统可以节省大量成本。采用传统方式生成一份定单所需要的平均费用为150美元,使用基于Web的电子采购解决方案则可以将这一费用减少到30美元。我们目睹了国外很多企业实施电子商务成功的案例,Intel、Cisco、Dell、通用汽车等这些企业都纷纷通过实施电子商务降低了成本,提高了工作效率,而其中重要的一步就是通过电子采购实现了对供应商这一端的供应链,这样不仅能够在配件采购方面保质保量,而且可以有效地控制采购成本,从而降低生产和库存成本。电子采购作为供应链管理两端的一端,也正是我国很多电子商务企业所缺乏的一部分,记者日前听艾科软件公司的CEO曹勇先生讲,他们通过对国内200多家的企业进行调查,了解到目前国内企业对电子商务软件的需求其中主要一部分就是适合国内实际情况和企业需求的供应链软件,当然这除了包含电子采购之外,还包含物流配送、库存管理等多个部分。国外企业实施电子商务的前提往往是企业内部信息化已经完善。而我国实际情况是很多企业实施ERP不甚成功,那么在这种情况如何实施电子商务呢?曹先生认为,他们计划在艾科的电子商务软件中加入某些ERP功能,使那些ERP未完善的中小企业有机会早日走向电子商务,而后再逐步实施ERP等内部系统,这是否可行我们还无定论,但这确实是一种新的值得探索的思路。

电子采购已将采购功能转变成了一个交易场上的强有力的竞争武器。A.T.Kearney 咨询公司提供的研究报告显示,从1998年到2002年,全世界顶尖的100家公司准备将通过互联网交易的B2B开支增加十倍。也就是说,这些公司希望将他们的网上采购总额从1998年的四百亿美圆增加到2002年的四千亿美圆。尽管电子采购这一方法问世不久,但是Deloitte咨询公司调查的全球200家大企业中百分之三十已实施了初始方案,百分之六十一已开始筹化或考虑电子采购方案了。

 

为什么对电子采购会有如此大的反响呢?首先,采购和供应功能全自动化的角逐产生于电子采购每年能节约百分之三十的采购成本这一报告。换句话说,电子采购能将百分之十至百分之二十的采购开支直接转化为税前利润。对那些成功采用电子采购系统的公司来说,如此戏剧性的节支当然成为了他们有力的竞争武器。而且电子采购在全美电子商务投资中回报是最快的:头三年内可达百分之三百的投资回报。另外,电子采购能帮助改善客户服务和客户满意度,促进供应链绩效,以及改善与供应商关系。所以,电子采购已成为电子商务家庭中最受欢迎的一员。

 

一个典型的电子采购系统应从市场智能(Market Intelligence)开始,并延申到供应商选择,合同签定,谈判,采购合准,支付以及持续性的关系管理。IBM是第一个创造电子采购系统的公司之一,它的点对点方案包括了“格式交换”功能,能将网络上的资料转换成标准的EDI(电子数据交换)格式。当采购部向供应商发出电子定单时,对方会自动生成一份发票。IBM就是通过这一网站向遍布全球十九个国家,一万三千个供应商进行采购。该系统另一好处是能帮助中小型供应商在48小时内进入该网络。

 

虽然IBM已创立了自己的电子采购系统,但这并不意味着其它人一定要跟进,因为拥有了系统不一定能产生经济效益。其它企业应根据自己公司已反反复复积累的经验,采用最适合自己特点的方案。有关调查显示,电子采购系统的投资额受如下因素影响:使用人数,产品种类的多少,企业全球化程度,以及系统要重新设计的程度。所以,中小型企业往往可借助软件供应商即采购网络的提供者来购买商品和服务。比如办公用品的采购可通过采购网络的提供者的系统直接传送到相关供应商网站,然后再返回到自己的应付款帐目中。通过这种方法,企业可避免建立自身的采购系统从而减少采购中无价值的工作程序。

 

采用电子采购的企业应更进一步认识到,采购系统要建立在一个度身定制而非千遍一律的种类上。在用以传递价值的繁多的电子采购战术中,最常用的四种途径是:提供自身产品目录的网站,采购网络,网上拍卖,和特殊种类外包(尤指非关键产品和服务)。

 

研究表明,一个典型的采购部门仍要化四分之三的时间在非策略性的,无价值提升的活动中。因此,当今的采购供应专业人士更应是位商务人员,而不仅仅是一个产品和服务的购买者。他们必须认识到电子采购已成为改善企业价值观的一个有力竞争武器。