| 适用于 |
Microsoft Office Outlook? 2003
Microsoft Outlook? 2002 |
您是否希望能够识别来自公司外部的电子邮件？有几个原因可以说明识别此类电子邮件十分有用：
- 如果您收到销售客户或外部的商务伙伴的电子邮件，您可识别这些邮件以便作出快速反应。
- 如果您从公司外部收到的电子邮件通常是垃圾邮件，您可将它们从“收件箱”中自动删除以减少混乱。如果您使用 Outlook 2003，对这些邮件进行识别可以作为您的“垃圾邮件过滤器”的有效备份。
您可创建规则以识别来自您公司外部的邮件。该规则通过检查发件人地址中 @ 符号后面的信息来识别这些邮件。
如果地址中有 @ 符号，则可以让 Outlook 自动对该邮件进行一项或多项处理。如果邮件来自您需要及时答复的某个人，您可让计算机播放一种自定义的声音或显示一条消息。您还可以标记邮件的重要性或在邮件后面添加一个标记。如果是垃圾邮件，您可以使邮件被删除或被移到一个指定的文件夹。
以下介绍如何设置规则：
对于 Outlook 2003
- 在“邮件”中的“工具”菜单上，单击“规则和通知”。
- 如果您有多个电子邮件帐户，请在“将更改应用到该文件夹”列表中单击需要的“收件箱”。
- 单击“新建规则”。
- 单击“由空白规则开始”，然后单击“下一步”。
- 在“步骤 1：选择检查邮件的时间”，确定选中“邮件到达时检查”，然后单击“下一步”。
- 在“步骤 1：选择条件”中，选择“在发送者地址中的特定词语”复选框，然后在“步骤 2：编辑规则说明”中，单击“特定词语”。
- 在“搜索文本”对话框中，键入 @，单击“添加”，单击“确定”，然后单击“下一步”。
- 在“步骤 1：选择操作”中，选择您想对来自于公司外部的邮件采取的操作，并且如果需要，在“步骤 2：编辑规则说明”下，单击带下划线的字词或词组，并指定所需的信息。单击“下一步”。
- 在“步骤 1：选择例外”中，选择“除了发件人地址中的特定词语”复选框，然后在“步骤 2 ：编辑规则说明”下，单击“特定词语”。
- 在“搜索文本”对话框中，键入 @example.com，这里 example.com 是您的电子邮件域。
- 单击“添加”，单击“确定”，然后单击“下一步”。
- 在“为该规则指定名称”框中为规则键入名称。
注释
- 要在您的文件夹中已经存在的邮件上执行该规则，请选择“已经在‘folder’中存在的邮件上执行该规则”复选框。
- 要对您所有的电子邮件帐户应用该规则，请选择“在所有帐户上创建该规则”复选框。
- 单击“完成”。
对于 Outlook 2002
- 在“常用”工具栏中，单击“组织”
。 - 单击“规则向导”。
- 如果您有多个电子邮件帐户，请在“应用更改到该文件夹”列表中，单击您想要的“收件箱”。
- 单击“新建”。
- 单击“由空白规则开始”，确保选择了“邮件到达时检查”，然后单击“下一步”。
- 选择“发件人电子邮件地址中包含特定词语”复选框，然后在“规则说明”下，单击“特定词语”。
- 键入 @，单击“添加”，单击“确定”，然后单击“下一步”。
- 选择您要对来自公司外部的邮件采取的操作，如有必要，在“规则说明”下，单击带下划线的字词或词组，并指定需要的信息。单击“下一步”。
- 在“添加所有例外”中，选择“除了发件人地址中的特定词语”复选框，然后在“规则说明”下单击“特定词语”。
- 在“搜索文本”对话框中，键入 @example.com，这里 example.com 是您的电子邮件域。
- 单击“添加”，单击“确定”，然后单击“下一步”。
- 在“请指定此规则的名称”框中，键入该规则的名称。
注释
- 要在文件夹中已经存在的邮件上执行该规则，请选择“已经在‘folder’中存在的邮件上执行该规则”复选框。
- 要将该规则应用到您的所有电子邮件帐户，请选择“在所有帐户上创建该规则”复选框。
- 单击“完成”。
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