2006年10月17日

GTD的基本理念、方法与网络资源

GTD来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》,国内的中文翻译本《尽管去做:无压工作的艺术》由中信出版,而在网络上流传的《搞定!-2分钟轻松管理工作与生活》的中文名则是台湾译本的名称。GTD在Amazon的销售排名中名列98位,在国外的Blogger中也引起大量的讨论与研究,而《尽管去做》这本书在国内却没有引起太多的反响,而且国内大部分对于GTD的讨论都集中在几个主要的PDA论坛,中文Blog圈中的相关讨论则很少,而且其中还有不少是转摘的内容。

GTD的理念:GTD的核心理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划,你才能够心无挂念,全力以赴地做好目前的工作,提高效率。而当你总是有些事萦绕在心头,悬而未决的时候,你要么就是会不时地想起它而影响现在的工作,要么就是会忘记了去做。而GTD通过将所有的这些事都罗列出来再进行分类,确定下一步的处理方法,将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中。

GTD的基本方法:GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。

  • 收集:就是将你能够想到的所有的未尽事宜(GTD中称为stuff)统统罗列出来,放入inbox中,这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子,也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑,记录下所有的工作
  • 整理:将stuff放入inbox之后,就需要定期或不定期地进行整理,清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理,对于不能付诸行动的内容,可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类,而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对下一步行动进行组织
  • 组织:个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤,组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统,而对下一步行动的组织则一般可分为:下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作,未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作,而且如果一个项目涉及到多步骤的工作,那么需要将其细化成具体的工作。GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于,它作了进一步的细化,比如按照地点(电脑旁、办公室、电话旁、加利、超市)分别记录只有在这些地方才可以执行的行动,而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作
  • 回顾:回顾也是GTD中的一个重要步骤,一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保GTD系统的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作
  • 执行:现在你可以按照每份清单开始行动了,在具体行动中可能会需要根据所处的环境,时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动

    下面这幅流程图清晰地说明了GTD的方法与流程。
    workflow diagram

    GTD的工具:GTD的工具既可以是PDA也可以是最普通的纸和笔。在PDA中有许多GTD的软件,比如PPC系统的Listpro、Informant,Palm系统的Datebook,Lifebalance等等。如果没有PDA也没关系,已经有很多Blogger发明出了许多方便地使用纸和笔进行GTD的工具,比如这个Hipster PDA等等,在电脑上也有许多可以在GTD上使用的工具,比如GTDTiddlyWiki这个网页汇集了在电脑上使用的主要GTD工具。

    GTD部分网上资料
    中文GTD介绍及讨论(几乎都是各PDA论坛上的内容):

  • 时间管理 (Getting Things Done)[by gasolin]:介绍了GTD的主要原理、流程以及在Palm上的应用,几乎是国内最早讨论GTD的帖子
  • GTD — PDA继续存在的意义:较详细地讨论了GTD的流程,入门贴
  • 新手?现在就和我开始Getting things done:另一个入门贴
  • 我的关于GTD应用的Outline:也是侧重在Palm软件的应用
  • 进阶 Getting Things Done
  • [GTD]读书心得--7 habits & GTD
  • [GTD]工具篇
  • GTD中文版前三章内容这三章基本上说明了GTD的原理与基础内容

    英文资料:

  • GTD作者David Allen的官方网站
  • Notes from Getting Things Done
  • Getting started with “Getting Things Done”
  • Summary of GTD
  • Fast Company对David Allen的访谈
  • 43Folders Wiki
  • GTD工具汇集

    有关GTD的几个Blog:

  • David Allen的Blog
  • 43Folders
  • To-Done
  • What’s the Next Action

    Update:
    关于GTD的电子版,在网络上应该并不难搜索到,包括扫描的英文版与最近有人手工输入的大陆中文版,不过我感觉你最好还是去买一本在手边,不仅仅是支持一下这本好书,而且也可以方便地随时做参考。

  • GTD – Getting Things Done 的缩写,即“完成目标”、“把活干完”或者说“把事情搞定”。原本只是一句常用语,在David Allen“Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity “ 一书中,通过讨论如何消除焦虑、合理制定计划和提高做事效率,GTD变成了一种对高效率生活方式的追求。

    下面来自jeffsandquist.com的一个和GTD相关的软件或者网络服务的列表:

    2006年10月16日

    介绍一个可以用于(10+2)*5方法的计时器

    发表于Monday, 八月 7th, 2006

    昨天介绍了如何用(10+2)*5法来对付惰性,今天介绍一个可以专门用于实施这个方法的计时器,它的名字就叫“TenPlusTwo(十加二)”。
    Tenplustwo-Shot
    这个计时器是一个Yahoo!Widget的工具组件,首先你需要安装一个Yahoo!Widget引擎。Yahoo!Widget是一个非常漂亮的桌面工具引擎,有上千个制作精美的小工具,可以集成在桌面上。分别支持Windows和Mac OS X两个平台。如果你还没有使用过它,这次正好是个机会。
    安装完Yahoo!Widget引擎后,就可以到TenPlusTwo的主页安装这个工具组件。安装完毕后,配置工作时间长度(缺省是10分钟)和休息时间长度(缺省是2分钟),就可以开始使用了。
    我自己实施(10+2)*5的经验是,在刚开始时,不一定很适应这种节奏,需要一个习惯的过程。还有两点比较重要,一个是在工作小时开始之前,一定准备好工作列表,工作列表中一定是马上就可以开始做的明确的工作。另一点是,避免来自外界环境的干扰,工作节奏被打乱是挺让人恼火的事情。如果你真的开始得到有效率的一小时,记得奖励自己,也记得来这里分享你的经验。

    更新:如果你发现TenPlusTwo主页上的Widget有问题,可以安装http://tersesystems.com/code/widgets/TenPlusTwo.widget。我已经确认可以工作在目前版本的Yahoo!Widget(3.1.4 build 104)下。感

    天下大事,必作于细

    在家请完朋友,碗槽里的碗堆得好像一座山,让你没有勇气开始收拾。你多半也不敢想象写一本三百页得书会是多么浩大的一个工程。
    当事情大到一定规模后,大出了我们心理能够承受的范围时,惰性就开始作怪。
    Lifehack上有一篇文章,提到如何通过从小处着手,寻找小突破点,按部就班,完成规模较大的动作。

    • 承认这个项目很大,从第一件事做起。
    • 承认第一件事很复杂,从第一步做起。
    • 承认失败迟早会来临。定定神,深吸一口气,开始!
    • 设定一个小目标,非常非常小的目标。
    • 不要三天打雨两天晒网。完成一个阶段目标,就向下一个进发。
    • 如果失去目标,对自己大声喊“小突破口”。然后再喊一遍。
    • 完成你力所能及的部分,庆祝自己所取得的成绩,然后马上投入新的工作。
    • 做错了就重新来。把成堆的错误踩在脚下不断前行。

    GTD方法中,就是要找到下一件马上可以付诸实施的工作。虽然整件事情头绪繁多,最终目标遥遥无期,你要做的是缩小目标范围,从中拣出可以完成的小突破口。
    其实老子早就说过这个道理,那就是-
    天下难事,必作于易,天下大事,必作于细。
    不是么?

    用(10+2)*5法来对付惰性

    发表于Sunday, 八月 6th, 2006

    你已经有一个长长的ToDo列表了,可你总提不起精神去完成它们。43folder上介绍一种时间管理方法,可以将你从惰性中拯救出来。

    谁需要这种方法

    • 做事拖拖拉拉
    • 容易分心
    • 上网强迫症患者
    • 攒了一大堆琐事要处理的人
    • 对如何将规模较大的工作分批处理有困难的人

    你需要什么

    1. 一个计时器

      1. 必须设置简单
      2. 超市里卖的那种厨房用计时器就很好
      3. 也可以是一个计时器软件
    2. 一个简化过的行事列表(Todo List)

      1. 能够在十分钟一个周期的条件下去做的事情(不需要是十分钟内能完成的)。
      2. 按照GTD原则:下一件能马上开始动手去做的工作。
    3. 一个小时的时间
    4. 你那拖拖拉拉的臭毛病

    如何实施

    (10+2)*5是这么来的:

    • 10-在十分钟内全心全意的只做一件事情,100%投入工作状态,时间到了再休息。
    • 2-十分钟一到,休息两分钟,喝喝茶,上上网,干什么都行。但是两分钟一到,立刻回到工作状态,开始列表中的下一件事。
    • *5-一个小时,刚好把这种方式循环五次。

    重要的原则

    • 不需要在十分钟内非得完成你的工作,只需要取得进展就可以。
    • 如果还没到10分钟就完成了,停止,休息2分钟,然后再进入下一个10分钟。
    • 不要跳过休息时间!不允许你这么做,时间一到必须休息。

    会产生什么结果

    度过充实高效的一小时工作时间。
    “搞定惰性:(10+2)*5”–来自43folders

    每天一张照片

    每天拍一张照片,从一个全新的角度来发现生活,这就是photojojo.com提出的365计划。

    为什么要这么做

    • 这样你就有机会在未来的日子里回顾你这一年做了什么,学了什么,遇到过谁…
    • 你的年度相册会清晰的记录下你的足迹、发型和过往的人。你会发现时间就象飞一样快。
    • 不用说,每天照像一定能提高你的摄影技巧,变得更关注生活,更有创造力。

    如何做到?

    1. 到哪里都带着相机。任何地方,买菜、住店、party、工作、上学…那么多种小巧得相机和带拍照功能的手机让你能够很容易做到这一点。
    2. 使用简单方便的发布手段。当然首推flickr啦,也大力推荐google的整理相片软件picasa。简单方便的方式不会让你失去耐心。
    3. 变化主题。每天可以拍很多,然后尝试用一张相片来概括一天的生活。你今天遇到的新朋友,第一次吃到的食物,你刚学到的技能。每月至少给自己来一张,让你能看到自己的变化。
    4. 讲一个故事。用blog或者照片说明来解释一下你的每日照片。不用写很多,增加一点色彩就好。
    5. 无论如何不要停止。这是最重要的一点。你肯定有时候会觉得累或者烦了,但是千万不要停。不要想为什么要做事情,做这个有什么意义。坚持就对了,最后的结果一定让你觉得你值得做这一切。有时候你会觉得这一天真没什么好拍的,要么出去走走或者就在屋子里转转,哪怕就拍一下房间,也是记录了你生活中的变化。无论如何,不要停。你可以告诉你的朋友你在进行这个计划,至少这样你就不好意思停了。
    6. 不要拖延发布你的照片。不要让它们在记忆卡里睡觉,至少每周整理发布一次,堆得时间越久越难提起精神完成。

    现在就动手吧!
    “365计划:每天一张照片,以全新的方式洞悉你的生活”

                              如何毁了你自己

    认真学习贯彻以下方法可以保证你变成一个极度郁闷、沮丧、孤独并且更加恨自己的人:

    ·   劝说你的朋友或者家人成为你传销活动的下线。

    ·   每次新见到吸引你的异性,都忍不住和他/她谈你所有的问题。

    ·   买什么都拿信用卡付帐。

    ·   一上班就一副熊样,恨不得让全世界的人都知道你讨厌你的工作。

    ·   养成酗酒的习惯。

    ·   一碰到什么不高兴的事情就满世界宣称你可能再也高兴不起来了。

    ·   到处传朋友和家人的谣言。

    ·   一有机会就向人诉说你在办公室糟糕的一天。

    ·   和别人一起看电影或者电视的时候,不停的问别人问题,或者突然开始谈论你办公室糟糕的一天。

    ·   再养成抽烟的习惯。

    ·   让所有人知道你是他们认识的人里最不走运的一个。

    ·   你不是唯一有毛病的人,随时指出别人的毛病。

    ·   用蛋糕和小甜饼填补你孤独的心灵。

    ·   每次给别人买礼物的时候,确认对方知道你的礼物有多少问题、有多便宜并且一点也不特殊。

    ·   每次帮助别人的时候,确保对方知道你总是能不出力就不出力。

    ·   尝试用吸毒来减轻痛苦。

    ·   总是一副苦脸,皱着的一副眉头是你脸上永恒的标记。

    ·   向亲戚朋友借钱,并且永远不还。

    辞去工作成为专职网络游戏玩家。

    2006年09月07日

    情绪不能乱,该集中精力时一定不要胡思乱想;遇到麻烦时,不要过于萎靡不振;有一点成绩时不该沾沾自喜。

    不畏难,不急躁,不消沉,保持冷静

    适度紧张,集中精力,不要太紧张,放轻松

    一定要相信自己,千万不能半途而费

    切勿浮躁,认认真真做一件事

    相信努力以后,都会有彩虹

    现在看来,在某种程度上,学习还不如小学生。向小学生一样地学习实属无奈,但有确有必要。

    1. 好好学习,天天向上。看似简单,实则不易。每天把将学的知识预习,上课集中精力听讲,课后复习。按时完成作业,做些课外习题和阅读课外资料。如果天天坚持也是不小的成绩阿。
    2. 对于知识的渴望强烈。见到新知识就想学习的精神,今天仍然要提倡。不闲下来,随手拈来本书读,开卷必有益。(当然不包括那些无聊的杂志)
    3. 没有对学习过多的悲观情绪,小学那时候是抱着真正的想学知识的态度来学习。而现在考虑的过多,是不是别人已经高出我一大截,我追赶无望啊?是不是差的局面很难改观?
    4. 没有过多功利思想。现在学习了,我就要如何如何,如果达不到就没有必要学习。总是只考虑目标,而忽视了实干的精神。
    2006年08月31日

     什么是一个好的产品?在现在的上页互联网时代,以市场导向为基础,以用户为中心的人机交互系统。

     

    “本能”中,那个女作家实际操控着整个时间的发生,而律师却不知道,以为自己才是控制着事件